The Administrative Assistant is mainly responsible for providing administrative support to the clinical research unit.

This role will be perfect for you if: You have an interest in clinical research and administration You are detail oriented You want to work in a collaborative environment More specifically, the Administrative Assistant must: Ensure that the required administrative material and other office supplies are available; Place supplies orders, request quotes and follow up with different vendors; Order lunches for new employee integrations and internal meetings with sponsors, partners and clients; Lead all archiving tasks of the organization; Provide administrative support to the medical secretaries and other departments; Replace the medical secretaries and receptionists to ensure business continuity for planned or unplanned absences; Greet individuals entering Inderos office while at the reception; Ensure visitors are signing in the visitor log and are always accompanied and/or identified; Write the agendas and minutes of the meetings in which he/she participates; Participate in the monitoring of certain KPIs data; File and maintain various CRU training documents; Verify invoices; Understand the principles and processes for providing excellent customer service internally and externally; Support the organization in other administrative activities.

The role can also involve managing assigned reception duties at the clinic(welcoming patients, answering phones, managing messages, managing appointments including bookings, confirmations, cancelations, schedulingthrough the computerized scheduling system).

Brand name: Indero Our company: The Work Environment At Indero, you will work with brilliant and driven colleagues.

Our values are collaboration, innovation, reliability, and responsiveness.

We offer a stimulating work environment and attractive opportunities for advancement.

In this position, you will be eligible for the following perks: Flexible work schedule Permanent full-time position Comprehensive benefits (medical, dental, vision, RRSP, vacation, personal days, virtual medical clinic, public transportation rebates, social activities) Ongoing learning and development opportunities Work Location This position is based at our modern and bright clinic in Montreal (3530, Boulevard St-Laurent, H2X 2V1).

The workplace is easily accessible by metro (Sherbrooke Station or St-Laurent Station), by bus (several lines) or by car (underground parking available for a daily fee).

About Indero Indero is a contract research organization (CRO) specialized in clinical trials.

Based in Montreal, we have built a robust reputation for the quality of our research and services that exceed client expectations.

Indero continues to grow and expand across North America and Europe.





Indero is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals.

Accommodations are available throughout the recruitment and selection process for applicants with disabilities, upon request.

Please note that Indero only accepts applicants who are legally authorized to work in Canada.

Description de poste: L''Assistante administrative est principalement responsable doffrir un soutien administratif lquipe de recherche clinique.

Ce rle est parfait pour vous si: Vous avez un intrt pour la recherche clinique et l''administration.

Vous tes orient(e) vers les dtails.

Vous souhaitez travailler dans un environnement collaboratif.

Plus prcisment, l''Assistante administrative doit: Veiller ce que le matriel administratif requis et autres fournitures de bureau soient disponibles ; Passer des commandes de matriel, demander des devis et assurer le suivi avec diffrents fournisseurs ; Commander des repas pour les intgrations de nouveaux employs et les runions internes avec les commanditaires, partenaires et clients ; Mener toutes les tches d''archivage de l''organisation ; Offrir un soutien administratif aux secrtaires mdicales et aux autres dpartements ; Remplacer les secrtaires mdicales et les rceptionnistes pour assurer la continuit des affaires en cas d''absences planifies ou imprvues ; Accueillir les personnes entrant dans les bureaux d''Innovaderm tout en tant la rception ; S''assurer que les visiteurs signent le registre des visiteurs et sont toujours accompagns et/ou identifis ; Rdiger les ordres du jour et les comptes rendus des runions auxquelles il/elle participe ; Participer au suivi de certaines donnes des KPI ; Classer et maintenir divers documents de formation de lquipe de recherche clinique ; Vrifier les factures ; Comprendre les principes et processus pour offrir un excellent service la clientle en interne et en externe ; Soutenir l''organisation dans d''autres activits administratives.

Le rle peut galement inclure la gestion des tches de rception assignes la clinique (accueil des patients, rponse aux appels, gestion des messages, gestion des rendez-vous incluant les prises de rendez-vous, confirmations, annulations, et la planification via le systme informatique de gestion des rendez-vous).

Profil recherch: ducation Diplme dtude secondaire ou diplme dtude professionnel Exprience Exprience de travail la rception, dans l''administration,



dans un environnement pharmaceutique et/ou CRO sera considre comme un atout ; Connaissances et comptences Bon niveau de communication en franais et en anglais ; Connaissance intermdiaire de Microsoft Office (Word, Excel et Power

Point) ; Capacit d''apprentissage rapide, souci du dtail, bonne capacit d''adaptation et autonomie ; Capacit tablir des priorits entre les diffrentes tches et travailler sur plusieurs tches en mme temps ; Intrt pour les sciences et la recherche clinique Autonomie et esprit d''quipe Notre entreprise: Lenvironnement de travail Chez Indero, vous travaillerez avec des collgues comptents et dynamiques.

Nos valeurs sont la collaboration, linnovation, la fiabilit et la ractivit.

Nous offrons un environnement de travail stimulant ainsi que de belles perspectives dvolution professionnelle.

Dans ce poste, vous bnficierez des conditions suivantes: Horaire de travail flexible Poste permanent temps plein Gamme complte davantages sociaux (assurances mdicales, dentaires, vision, rgime de retraite, vacances, journes personnelles, clinique mdicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activits sociales) Formation et dveloppement continu Lieu de travail Ce poste est bas notre clinique moderne et lumineuse Montral (3530, Boulevard St-Laurent, H2X 2V1).

Le lieu de travail est facilement accessible par mtro (Station Sherbrooke ou Station St-Laurent), par autobus (plusieurs lignes) ou par voiture (stationnement sous-terrain disponible pour un frais journalier). propos dIndero Indero est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spcialise dans les essais cliniques.

Depuis ses dbuts, notre entreprise taille humaine sest forg une solide rputation pour la qualit de ses recherches et de ses services, surpassant les attentes de nos clients.

Base Montral, Indero poursuit sa croissance travers lAmrique du Nord et lEurope.

Indero sengage offrir un traitement quitable et des chances gales tous les candidats.

Des accommodements peuvent tre offerts toute tape du processus de recrutement pour les personnes en situation de handicap, sur demande.

Indero naccepte que les candidatures de personnes lgalement autorises travailler au Canada.

Le genre masculin est utilis sans discrimination, dans le seul but dallger le texte.

Education Secondary school diploma or vocational studies; Experience Experience working at a reception, in administration, in a pharmaceutical and/or CRO environment will be considered as an asset; Knowledge and skills Good communication skills in French and English; Intermediate knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, and Power

Point); Quick learner, attention to details, good adaptability and autonomy; Ability to prioritize different assignments and to work on several tasks at the same time; Interest in sciences and clinical research Autonomy and likes teamwork

📌 Administrative Assistant / Assistant(e) administrative (Montreal)
🏢 Indero
📍 Montreal