PROPOS DARTITALIA GROUP Artitalia Group est lun des principaux fabricants dquipements et de mobilier sur mesure destins aux secteurs de la vente au dtail, de la restauration et de lhtellerie, ainsi quaux services de courrier et de colis et la manutention.

Nous travaillons avec des matriaux haut de gamme, dans des dlais serrs et selon des normes de qualit leves afin de fournir des produits dexception nos clients. DESCRIPTION DU POSTE En tant qu Assistant Excutif et Coordinateur de Rception , vous serez le visage du groupe Artitalia et le pilier administratif de notre sige social.

Vous serez responsable de donner une excellente premire impression chaque visiteur, tout en veillant ce que notre quipe de direction reste organise, prpare et fonctionne efficacement. RESPONSABILITS 1.

Accueil et rception 2.

Support excutif 3.

Runions et accueil des clients 4.

Administration du bureau 5.

Gestion des voyages et des dpenses 6.

Accueil au bureau DTAILS 1.

Accueil et rception Accueillir les clients, fournisseurs, partenaires et visiteurs avec professionnalisme et chaleur Rpondre aux appels tlphoniques entrants et les transfrer Grer lenregistrement des visiteurs et les procdures daccueil Veiller ce que lespace daccueil soit bien rang, propre et professionnel Coordonner la rception et lenvoi des colis et du courrier Grer les fournitures de bureau et daccueil Assurer la liaison avec la direction de limmeuble et les prestataires de services externes lorsque cela est ncessaire 2.

Support excutif Assurer le soutien administratif quotidien des membres de la direction en:



Grant des agendas et des plannings complexes Coordonnant les runions et les rendez-vous Organisant les priorits et les ordres du jour quotidiens des dirigeants Prparant les prsentations et les documents de runion Traitant les notes de frais Grant les informations confidentielles avec une discrtion absolue Assurant le suivi des actions mener et veillant au respect des dlais 3.

Runions et accueil des clients Coordonner lensemble des runions de direction et des visites de clients, notamment: Prparer les salles de runion et les espaces ddis aux runions Organiser les supports de prsentation Commander les services de traiteur et les repas Prparer le caf, le th, les boissons et les rafrachissements Accueillir les invits leur arrive Veiller ce que chaque client bnficie dune exprience professionnelle et de premier ordre 4.

Administration de bureau Rdiger des courriers, des lettres et des communications internes Grer les systmes de classement et les archives de lentreprise Coordonner les validations et les signatures de documents Participer des projets spcifiques Apporter un soutien lors dvnements internes et pour les fonctions de direction Contribuer lamlioration des processus administratifs et loptimisation de lefficacit 5.





Gestion des voyages et des dpenses Coordonner lorganisation de tous les dplacements des cadres : rservation des voyages nationaux et internationaux Coordonner les rservations dhtels, de vols, de vhicules de location et des transferts.

Prparer des itinraires dtaills Suivre les modifications et ajustements apports aux dplacements Vrifier la conformit des justificatifs et des dpenses Soumettre les notes de frais avec prcision et dans les dlais impartis 6.

Accueil au bureau Assurer lentretien des cuisines, des coins caf et des espaces de runion Veiller ce que les rafrachissements et les fournitures soient toujours disponibles Coordonner les repas, les runions de direction et les vnements dentreprise Contribuer crer une ambiance de travail accueillante et professionnelle COMPTENCES REQUISES Au moins 3 5 ans dexprience en tant quassistant(e) de direction, assistant(e) administratif(ve), coordinateur(trice) de bureau ou dans un poste similaire Excellentes capacits dorganisation et de gestion simultane de plusieurs tches Excellentes comptences en communication crite et orale Excellentes comptences relationnelles et en service client Prsentation et comportement professionnels Grand souci du dtail Capacit hirarchiser plusieurs responsabilits simultanment Haut niveau dintgrit et de confidentialit Solides capacits de rsolution de problmes Attitude positive et proactive COMPTENCES TECHNIQUES Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Power

Point) Microsoft Teams Gestion de lagenda Systmes de gestion des dpenses Plateformes de visioconfrence Capacit matriser rapidement de nouveaux logiciels et systmes dentreprise

📌 Assistant(e) Exécutif et Coordinateur(trice) de Réception
🏢 Artitalia Group
📍 Montréal-Est