Qui sommes-nous?

Le Groupe Medway est un leader quebecois en immobilier medical, residentiel et commercial, ainsi qu'un partenaire administratif pour des groupes de medecine de famille (GMF) du reseau de la sante publique.

Nous developpons et operons des immeubles a vocation mixte combinant des milieux de soins de premiere ligne, des condos locatifs et des espaces commerciaux. Nos complexes sont modernes, fonctionnels et profondement ancres dans leur communaute.

Notre vision : Batir le plus vaste parc immobilier dedie a la sante au Canada.

Role et raison d'etre

Au sein de Groupe Medway, la gestion immobiliere repose sur un travail d'equipe synergique. Sous la supervision de la co-direction immobiliere, la ou le Gestionnaire immobilier(ere) prend en charge l'ensemble du volet administratif de la gestion immobiliere du Groupe Medway. Ce role constitue le pendant administratif des Co-directeurs immobiliers : tandis que la co-direction est presente sur le terrain, le Gestionnaire immobilier assure la mecanique administrative qui fait fonctionner la gestion immobiliere au quotidien.

Son mandat couvre notamment l'approvisionnement et la gestion des contrats d'entretien, le renouvellement des baux residentiels, l'exploitation administrative des immeubles une fois les baux signes, le suivi des plans de maintenance preventive, la rigueur documentaire du departement, la coordination de la facturation des charges hors normes et le volet administratif des comptes a recevoir.

Responsabilites cles

Approvisionnement, contrats d'entretien & maintenance

- Negocier, mettre en place et gerer les contrats d'entretien avec les fournisseurs externes specialises
- S'assurer que les bons contrats sont en place pour couvrir les besoins d'entretien recurrent des batiments
- Assurer le suivi de la performance des fournisseurs et le renouvellement des contrats
- Determiner et tenir a jour le plan de maintenance preventive des immeubles et en assurer le suivi administratif

Baux residentiels & exploitation administrative

- Gerer le renouvellement administratif des baux residentiels (preparation, avis et documents dans les delais legaux), selon les prix de renouvellement fixes par la Directrice des revenus residentiels, auxiliaires et stationnements
- Assurer l'exploitation administrative des immeubles une fois les baux signes (residentiel, commercial et medical)




- Tenir a jour les dossiers locataires et la documentation contractuelle
- Coordonner les aspects administratifs lies a l'occupation des espaces

Gestion documentaire

- Assurer la rigueur et la conformite documentaire du departement de gestion immobiliere
- Structurer, classer et tenir a jour les dossiers et registres
- Veiller au respect des echeances administratives et reglementaires

Budgets, facturation & comptes a recevoir

- Contribuer a la preparation des budgets d'exploitation, notamment pour les volets decoulant des contrats octroyes aux fournisseurs
- Coordonner l'emission, par le departement de facturation, des factures aux locataires pour les charges hors normes
- Assurer le volet administratif des comptes a recevoir (suivi des soldes, relances, dossiers)
- Escalader aux Co-directeurs immobiliers les cas necessitant une intervention ou une decision (p. ex. defaut de paiement)

Protocoles d'urgence & conformite des locataires

- Tenir a jour la liste des contacts d'urgence des clients et des locataires
- Veiller a l'application, au niveau de la gestion immobiliere, des protocoles d'urgence des immeubles
- Tenir a jour les preuves d'assurance de l'ensemble des locataires et en assurer le suivi

Dossiers au Tribunal administratif du logement (TAL)

- Prendre en charge les dossiers courants au Tribunal administratif du logement (TAL, anciennement Regie du logement)
- Preparer la documentation et assurer le suivi administratif de ces dossiers
- Escalader a la co-direction immobiliere les dossiers majeurs (par leur complexite, leurs enjeux ou les montants en cause), qui en assure alors la prise en charge

Collaboration & reddition de comptes

- Appuyer les Co-directeurs immobiliers dans la gestion administrative du portefeuille
- Collaborer avec la Directrice de la location commerciale pour tout ce qui touche les baux et contrats commerciaux, qui relevent de cette personne
- Collaborer avec la Responsable du service a la clientele pour la coordination des interventions de l'equipe de maintenance




- Assurer une reddition de comptes claire a la co-direction immobiliere

Profil recherche

- Formation en gestion immobiliere, administration ou tout domaine connexe pertinent
- Experience minimale de 5 ans en gestion immobiliere administrative ou en administration de portefeuille immobilier
- Connaissance approfondie des baux residentiels, des contrats d'entretien et de l'approvisionnement
- Connaissance des processus du Tribunal administratif du logement (TAL) (un atout)
- Familiarite avec les processus de facturation et de comptes a recevoir (un atout)

Competences cles :

- Polyvalence et sens des priorites : Capacite a naviguer avec aisance entre des taches de gestion documentaire rigoureuse, de logistique d'approvisionnement et de relations humaines, ainsi qu'a gerer plusieurs dossiers et echeances simultanement.
- Organisation et precision : Rigueur absolue dans le suivi des dossiers, des inventaires, des commandes et des baux pour veiller a ce qu'aucun detail ne soit omis.
- Excellentes aptitudes communicationnelles : Un français impeccable (a l'oral comme a l'ecrit), habilete naturelle a desamorcer des situations delicates jumeles a de bonnes habiletes de negociation.
- Autonomie et proactivite : Capacite a prendre en charge le volet administratif de maniere independante pendant que le directeur ou la directrice est sur le terrain.
- Esprit de collaboration : Plaisir a travailler en tandem serre, a partager l'information efficacement et a soutenir tant l'equipe interne que les partenaires externes.

Conditions d'emploi :

Remuneration et avantages :

- Salaire competitif, selon l'experience
- Boni corporatif annuel lie a la performance organisationnelle
- Stationnement paye

Horaire et flexibilite :

- Poste permanent a temps plein (37,5 h / semaine)
- Horaire favorisant l'autonomie et la conciliation

Avantages sociaux :

- Assurance collective complete
- 13 jours feries
- Allocation de vacances genereuse et 5 journees flexibles par annee

Culture et milieu de travail :

- Environnement dynamique, humain et en croissance
- Pratiques de reconnaissance
- Implication sociale et activites d'entreprise
- Collations gratuites et cafe a volonte
- Gym sur place

Vous souhaitez mettre votre expertise au service d'une mission qui a du sens? Nous serions ravis d'echanger avec vous.

📌 Gestionnaire immobilier(ère) (Levis)
🏢 Groupe Medway
📍 Levis