Rle dans lorganisation La personnetitulaire du posteassumela responsabilit des tches de secrtariat etde soutienadministratifdela premire vice-prsidencedans le but den assurer le bon fonctionnement.
Elleparticipeaux oprationscourantesde lavice-prsidencedes ressources humainesainsi quaux suivis des processus ncessairesau bon droulement des activitset,cette fin,doit avoir une aisanceavecles diverses applications technologiquesutilises.
Principales responsabilits/activitsde la personne titulaire du poste Assume la responsabilit des tches de secrtariat et de soutien administratif de la premire vice-prsidence.
Rdige ou rvise de la documentation, effectue la mise en page, le contrle de la qualit et suggre des amliorations; Prpare les ordres du jour ainsi que les dossiers pour les runions de certains comits dcoulant du Conseil dadministration, notamment le comit daudit, le comit de surveillance de lvolution technologique et le comit des ressources humaines.
Met jour, prpare et coordonne lenvoi de la documentation requise selon les sujets tablis aux membres, assiste aux runions, prend des notes, rdige des procs-verbaux et assure les suivis dcoulant des runions auprs des personnes intervenantes concernes; Coordonne les mouvements de personnel, soit larrive des nouveaux membres du personnel, les mobilits internes et les dparts avec les gestionnaires ainsi quavec les quipes internes impliques.
Veille ce que tout soit fin prt pour leur premire journe, planifie avec lquipe des ressources humaines et coordonne, en collaboration avec les gestionnaires,
laccueil des nouvelles ressources et assure les suivis ncessaires lors des dparts; Coordonne les processus de gestion des ressources humaines en lien avec la ligne directrice relative la reconnaissance des annes de service.
Effectue lensemble des suivis incluant les divers achats dcoulant de cette ligne directrice et les suivis budgtaires; Effectue les modifications requises lorganigramme, rvise les descriptions de postes et voit leur diffusion sur lintranet; Participe lorganisation des formations internes ainsi quaux rencontres dinformations.
Coordonne linscription des membres du personnel, contribue la prparation du matriel, la logistique des salles et/ou des outils informatiques requis, etc.; Participe lorganisation et la coordination des activits internes (Journe annuelle des employ(e)s, party de nol, activits relies aux reconnaissances, etc.) ainsi qu certains vnements ponctuels au cours de lanne; Contribue au dveloppement, limplantation et aux suivis des processus ncessaires la bonne marche de la vice-prsidence aux ressources humaines; Participe la gestion documentaire.
Effectue le classement et la numrisation des documents; Effectue toutes autres tches connexes requises au besoin.
Qualifications Formation et exprience Diplme dtudes collgiales (DEC) en bureautiqueou en administration 4 6ans dexprience dans un poste comportant des fonctions et responsabilits similaires Une combinaison de formation dans ce domaine et dannes dexprience pertinentes pourrait galement tre considre.
Champs d''expertise Comptes-rendus et procs-verbaux Coordination Rdaction Rvision Service la clientle Connaissance des outils Adobe Acrobat Pro Dili