OFFRE D'EMPLOI Demande N°: 11978

Titre: Adjoint(e) exécutif (ve), Vice-présidence Stratégie, Planification et développement durable

Supérieur: Vice-président, Stratégie, planification et développement durable

Lieu de travail: Siège social

Statut: Indéterminé, temps plein

Groupe d'employés: non assujetti

Échelle salariale: Classe C

Date d'affichage du 18 juin 2026 Motif de l'affichage: Remplacement

SOMMAIRE Sous l’autorité du Vice-président, Stratégie, planification et développement durable, et en étroite collaboration avec les directeurs et directeurs-adjoints, le titulaire assure la coordination administrative, financière et documentaire de la vice-présidence. Il soutient la planification et le suivi des activités, des échéanciers et des livrables, participe au suivi budgétaire, à l’approvisionnement et à la facturation, et agit comme personne-ressource pour les outils, gabarits, processus administratifs et structures documentaires.

Par son rôle transversal, il contribue à l’efficacité opérationnelle, à la qualité des livrables et à l’organisation du bureau de la VPSPDD.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS Administration

- Organiser et planifier diverses rencontres, préparer les agendas et les comptes-rendus de rencontre de la vice-présidence.
- Avec les gestionnaires coordonner la collecte d’informations et préparer des présentations (PowerPoint) et documents de travail (Word ou Excel) et en assurer la mise en page.
- Gérer le calendrier et les échéanciers des remises :
- Déterminer les dates des livrables corporatifs;
- Effectuer la collecte des données d’avancement et livrables en lien avec les échéanciers;
- Assurer que tous les documents et livrables respectent les gabarits et standards de qualité établis.
- Développer et maintenir les différents logigrammes, organigrammes et description en lien avec les processus de gestion.
- Développer et maintenir la boite à outils, documents et gabarits de travail pour l’équipe.
- Gérer les calendriers de formation et des vacances des employés de l’équipe.
- Assister l’équipe dans la planification,



la coordination et la logistique d’événements corporatifs, de visites et voyages professionnels principalement pour les directeurs.
- Gérer l’octroi des cartes d’accès (cartes jaunes) pour les visiteurs.
- Assister la direction dans certain dossier de nature confidentielle, de dotation ou de gestion des ressources humaines.

RESPONSABILITÉS SUPPLÉMENTAIRES Gestion financière et d’approvisionnement

- En collaboration avec les directeurs, élaborer un budget d’opérations.
- Maintenir le fichier du suivi budgétaire, des dépenses et prévisions OPEX de la Vice-présidence en collectant des données.
- Capturer les informations dans SAP et assurer le suivi des données auprès des Finances (mensuel).
- Élaborer des tableaux de suivi et d’avancement de l’approvisionnement et de la facturation des différents mandats de l’équipe.
- Gérer les factures dans l’outil des comptes payables des fournisseurs (Esker)
- Participe à la rédaction des mandats des services professionnels et des instructions de remises et formats des livrables.
- Produire et gérer des demandes d’achat.
- Maitriser les processus corporatifs et l’utilisation de l’outil de gestion financière (SAP) et être une référence pour l’équipe.

Contrôle documentaire et des données
- Être la personne ressource en matière de gestion documentaire et des données dans SharePoint ou les bases de données :
- Répertorier les métadonnées définies;
- Assurer la classification des documents planification selon la structure établie;
- Optimiser la classification selon les besoins de l’équipe et les meilleures pratiques.
- Communiquer les mises à jour en lien avec la structure d’archivage;




- Effectuer des recherches et du repérage afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées.
- Collaborer avec les gestionnaires et professionnels, et interfacer si requis avec les autres vice-présidences, pour créer et maintenir la gestion des documents et des informations à jour.

EXIGENCES

- Posséder un diplôme collégial ou universitaire en administration, en comptabilité, ou autre formation pertinente.
- Posséder entre dix (10) à quinze (15) ans dans un poste avec des fonctions et responsabilités similaires.
- Avoir une expérience en organisation, planification des activités de bureau et priorisation des activités administratives au sein d’une équipe en démarrage, un atout.
- Proactif, autonome, innovant dans l’approche des méthodes de travail, organisé, méthodique, rigoureux et soucieux de la qualité de présentation des livrables produits.
- Maîtrise des outils Microsoft et de la suite Office et particulièrement d’Excel ainsi qu’une connaissance avancée de Word, PowerPoint, SharePoint et Teams.
- Orienté vers les bonnes pratiques et l’amélioration continue.
- Posséder de l’entregent et un avoir bon esprit d’équipe.
- Avoir un sens aigu du service à la clientèle.
- Avoir une facilité de communication à l’orale et à l’écrit en français (niveau avancé) et des connaissances intermédiaire à l’écrit et à l’oral en anglais sachant qu’il y a beaucoup de coordination avec des parties prenantes à l’internationnale.
- Capacité de priorisation des dossiers et travailler sous pression.
- La connaissance de l’outil SAP constitue un atout.
- Obtenir l’habilitation sécuritaire de Transports Canada nécessaire à l’émission d’une Carte d’Identité en Zone Réglementée et de gestion des accès.

Ce concours est ouvert simultanément à l'interne et à l'externe; cependant, les candidatures provenant de l'interne seront traitées en priorité. Nous vous remercions de l'intérêt porté envers ADM. Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.

📌 Adjoint(e) exécutif (ive), Vice-présidence Stratégie, Planification et développement durable (11978)
🏢 ADM Aéroports de Montréal
📍 Montreal