*Le texte en français suit celui en anglais*Unifor is looking for an enthusiastic and skilled full-time Receptionist and Database Entry and Maintenance Clerk to provide support to the Accounting Department out of the Ottawa office. The successful candidate must be highly organized with the ability to prioritize.*Duties and responsibilities may include, but are not limited to:*_*Reception*_* Ensure access to building to visitors and suppliers; * Manage emails, phone calls and faxes and general enquiries from various levels of Unifor staff, local unions, members and the public who use our facilities; * Ensure all boardrooms are ready for in-person meetings; * Keep boardrooms’calendars updated to show availability and scheduled meetings; * Open and stamp all incoming mail and ensure distribution to recipients; * Process all outgoing mail with posting machine for regular mail and packages; * Coordinate booking of pickups for various courier services; * Coordinate all office routines, services and maintenance including phones, security, coffee, printers, office supplies, janitorial services, building and property maintenance, etc., in collaboration with the offsite Director of Operations and Facilities; * Perform administrative functions in a punctual, qualified manner._*Database Entry and Maintenance*_* Enter new data including but not limited to locals, employers and members and update existing records accurately in multiple databases following established formatting and naming standards; * Review and correct errors and inconsistency in the various databases; * Validate data before and after entry to ensure accuracy; * Communicate withvarious internal and external contacts to validate data and obtain missing information; * Respond to data requests from various departments and assist them in obtaining the requested information; * Create and maintain e-mail and mail distribution lists to reach specific groups; * Import and updatemembership lists following formatting guidelines; * Generate membership cards and send them to proper locals; * Handle confidential information responsibly and ensure data protection and privacy.*Position Requirements:** Bilingual in French and English (both written and oral); * Post-secondary education, diploma holder or equivalent experience; * At least 2 years’experience in a similar role or equivalent; * Experience in a unionized workplace is considered an asset; * Strong time management skills, with the ability to juggle multiple tasks and projects at once while working in a fast-paced environment; * Excellent interpersonal, written and verbal communication skills, including effective phone etiquette,



to diverse audiences; * Ability to solveproblems and deal with ambiguous situations; * Strong proficiency in Microsoft Outlook and Office; * Highly motivatedself-starter with ability to work independently as well as in a team environment; * Strong attentionto detail.This job posting is for an existing vacancy. The expected compensation for this position is $68,473.60 per year as per the collective agreement _______________ _ ______________ __ _____________ ___ ____________ ____Unifor est à la recherche d’une personne enthousiaste et compétente pour le poste de commis à la réception, à la saisie de données et à la mise à jour des bases de données, pour apporter un soutien au Service de la comptabilité, au bureau d’Ottawa. La personne retenue doit être très organisée et capable d’établir des priorités.*Les tâches et les responsabilités de ce poste comprennent notamment les suivantes :*_*Réception*_* Accueillir les visiteurs et les fournisseurs; * Gérer les courriels, les appels téléphoniques et les télécopies, ainsi que les demandes de renseignements généraux provenant des représentantes et représentants d’Unifor, de ses sections locales, de ses membres et des personnes externes qui utilisent nos installations; * Veiller à ce quetoutes les salles de conférence soient prêtes pour des réunions en personne; * Tenir à jour lescalendriers des salles de conférence afin de mettre en évidence les périodes disponibles et les réunions prévues; * Ouvrir et tamponner tout le courrier entrant et veiller à le remettre aux destinataires; * Traiter tout le courrier de départ avec la machine à affranchir pour le courrier ordinaire et les colis; * Coordonner et planifier les ramassages pour divers services de messagerie; * Coordonner tout le travail courant de bureau, les services et l’entretien, notamment les téléphones, la sécurité, le café, les imprimantes, les fournitures de bureau, les services de nettoyage, l’entretien des locaux et des biens, etc., en collaboration avec la directrice ou le directeur hors site des activités et des installations; * Exécuter les tâches administratives de manière ponctuelle et professionnelle._*Bases de données*_* Saisir les nouvelles données provenant, entre autres, des sections locales, des employeurs et des membres; mettre à jour,



avec exactitude, les fichiers existants dans de nombreuses bases de données, en suivant les normes en vigueur pour le formatage et la nomenclature.* Examiner les différentes bases de données afin de corriger les erreurs et les incohérences; * Valider les données avant et après leur saisie afin de s’assurer de leur exactitude; * Communiquer avecdifférentes personnes-ressources internes et externes, afin de valider les données et d’obtenir des renseignements manquants; * Répondre aux demandes de données provenant des différents services et les aider à obtenir les renseignements demandés; * Créer et tenir àjour des listes d’envoi par la poste et par courrier électronique afin de rejoindre des groupes particuliers; * Importer et tenirà jour les listes des membres en respectant les consignes de formatage; * Créer les cartesde membres et les envoyer aux sections locales qui les représentent; * Gérer les renseignements confidentiels de façon responsable et veiller à la protection et à la confidentialité des données.*Exigences du poste :** Excellente maîtrise du français et de l’anglais (à l’écrit et à l’oral); * Formation postsecondaire, titulaire d’un diplôme ou expérience équivalente; * Minimum de deux ans d’expérience à un poste similaire ou équivalent; * Une expérience dans un lieu de travail syndiqué sera considérée comme un atout; * Excellentes aptitudes en gestion du temps et capacité à gérer plusieurs tâches et projets simultanément dans un environnement dynamique; * Excellentes aptitudes en communications interpersonnelle, écrite et verbale, y compris une courtoisie efficace au téléphone auprès de publics variés; * Capacité à résoudre des problèmes et à composer avec des situations ambiguës; * Excellente maîtrise de Outlook et de la suite Office de Microsoft; * Autonomie et grande motivation, capacité à travailler de manière indépendante ainsi que dans un environnement d’équipe; * Grand souci du détail.Cette offre d’emploi concerne un poste vacant existant. La rémunération attendue pour ce poste est de 68 473,60 $ par année tel qu’indiqué dans la convention collectiveJob Types: Full-time, PermanentPay: From $68,473.60 per yearBenefits:* Company pension* Dental care* Disability insurance* Employee assistance program* Extended health care* Life insurance* On-site parking* Paid time off* Vision care* Wellness programApplication question(s):* Are you able and willing to work from the office?Experience:* reception: 1 year (preferred)Language:* English & French (required)Work Location: In person

📌 Reception And Database Clerk // Commis À La Réception À La Bases De Données - C$68,473 Par An (Ottawa)
🏢 UNIFOR
📍 Ottawa