Description

Job Purpose
The Proposal and Contract Specialist will closely work with various entities within the Company in the development and the conclusion of various proposals.

Duties
In the context of tenders, the Proposal and Contract Specialist is responsible for coordinating key activities related to the process. His/her responsibilities include:

Plan and monitor development activities to meet deadlines

Analyze tender documents

Review contract clauses and verify the conformity of proposals

Assemble the proposal and ensure its quality

Attend proposal team meetings

Improve the proposal process/SOW to achieve maximum efficiency

The Specialist will also manage contractual documents for the Company (scope of work, change requests, hours bank, support contracts, subscription contracts, etc.). His/her responsibilities include:

Implement, review, adapt them, and if necessary, have a lawyer review them

Implement a compliance process for all stakeholders

Review the development process and optimize it

Review SOW grids and T&C.; Make any valuable improvement when possible and automate them

Protect the best interest of the Company by reviewing the terms and conditions of all legal documents (MSA, NDA, contracts of all kinds such as contracts with clients, contracts with freelances, signing authority by the Board…)

Prepare relevant lists and grids.

Ensure consistency of legal clauses to protect the Company

Analyze proposal T&C; and assumptions and SOW to mitigate business risks for clients, partners and suppliers

Ensure consistency between liability insurance contracts and the Company’s contractual commitments

Other management-related duties as assigned appropriately

Qualifications

7+ years of experience in IT or consulting services

Bachelor’s degree. Or additional Relevant experience

Excellent understanding of the different phases of IT project implementation

Ability to successfully communicate client tender objectives and their main characteristics to the delivery and sales teams through oral and written presentations

Solid interpersonal skills: capacity to work in teams of various sizes, with employees with different technical abilities and professional authority





Ability to manage and coordinate service and information requests from stakeholders with proactive means of communication

Solid knowledge of software tools such as Word, Excel, PowerPoint, Acrobat

Knowledge of Contact Centers and CRM is an asset

Experience in project management is an asset

Ability to analyze and write proposals

Exceptional writing skills

Strong organizational skills, precision and great attention to detail

Fluency in English and French (spoken and written) is mandatory

Objectif du poste
Le spécialiste des propositions et des contrats travaillera en étroite collaboration avec diverses entités au sein de la société pour le développement et la conclusion de diverses propositions.

Fonctions
Dans le contexte des appels d'offres, le spécialiste des propositions et des contrats est responsable de la coordination des activités clés liées au processus. Ses responsabilités incluent :

Planifier et surveiller les activités de développement pour respecter les délais

Analyser les documents d'appel d'offres

Examiner les clauses contractuelles et vérifier la conformité des propositions

Assembler la proposition et en assurer la qualité

Assister aux réunions de l'équipe de proposition

Améliorer le processus de proposition/SOW pour atteindre une efficacité maximale

Le spécialiste gérera également les documents contractuels pour l'entreprise (portée des travaux, demandes de modification, horaires de stock, contrats de soutien, contrats d'abonnement, etc.). Ses responsabilités incluent :

Les mettre en œuvre, les réviser, les adapter et, si nécessaire, faire appel à un avocat pour les examiner

Mettre en place un processus de conformité pour toutes les parties prenantes

Examiner le processus de développement et l'optimiser





Réviser les grilles SOW et les conditions de travail. Apporter toute amélioration utile lorsque possible et les automatiser

Protéger l'intérêt supérieur de la société en examinant les termes et conditions de tous les documents juridiques (MSA, NDA, contrats de toutes sortes tels que les contrats avec les clients, les contrats avec des freelances, l'autorité de signature du Conseil…)

Préparer des listes et des grilles pertinentes.

Garantir la cohérence des clauses juridiques pour protéger la société

Analyser les conditions générales de la proposition, les hypothèses et les SOW afin d'atténuer les risques commerciaux pour les clients, partenaires et fournisseurs

Garantir la cohérence entre les contrats d'assurance responsabilité civile et les engagements contractuels de la Société

Autres tâches liées à la gestion selon les attributions appropriées

Qualifications

7+ ans d'expérience en informatique ou en services de conseil

Licence. Ou une expérience supplémentaire pertinente

Excellente compréhension des différentes phases de la mise en œuvre des projets informatiques

Capacité à communiquer avec succès les objectifs des appels d'offres clients et leurs principales caractéristiques aux équipes de livraison et de vente à travers des présentations orales et écrites

Compétences interpersonnelles solides : capacité à travailler en équipes de différentes tailles, avec des employés aux compétences techniques et à l'autorité professionnelle variées

Capacité à gérer et coordonner les demandes de services et d'informations des parties prenantes grâce à des moyens de communication proactifs

Solide connaissance des outils logiciels tels que Word, Excel, PowerPoint, Acrobat

La connaissance des centres de contact et du CRM est un atout

L'expérience en gestion de projet est un atout

Capacité à analyser et rédiger des propositions

Compétences exceptionnelles en écriture

Solides compétences organisationnelles, précision et grande attention aux détails

La maîtrise de l'anglais et du français (parlé et écrit) est obligatoire

#J-18808-Ljbffr

📌 Proposal and Contract Specialist / Spécialiste des propositions et des contrats (Ontario)
🏢 CallTower
📍 Ontario