Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Département de physique Résumé du poste Sous la supervision du superviseur ou de la superviseure du conseil aux étudiants, le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes soutient l'administration quotidienne des affaires étudiantes de premier cycle au sein du Département de physique. La personne titulaire du poste coordonne les activités liées à l'inscription, aux examens, aux distinctions et bourses, à l'horaire des cours, à l'administration des programmes d'études et aux processus de diplomation, tout en assurant l'exactitude des dossiers et le respect des politiques et procédures universitaires. À titre de personne-ressource clé auprès des étudiants, du corps professoral et du personnel administratif, elle contribue à la prestation efficace des services administratifs et au bon déroulement des processus académiques du département. Pour en savoir davantage sur le Département de physique, visitez : https://www.physics.mcgill.ca/ Principales responsabilités Agit comme personne-ressource principale pour répondre aux demandes de renseignements des étudiants et des enseignants concernant les processus administratifs établis pour les études de premier cycle.

Fournit des renseignements clairs sur les règlements, politiques, procédures, échéances, formulaires et pratiques départementales applicables.

Achemine au superviseur ou à la superviseure du conseil aux étudiants, ou à l'autorité académique appropriée, les questions nécessitant un conseil académique, une interprétation des politiques, une décision discrétionnaire ou une évaluation de situations académiques individuelles.

Fournit un soutien administratif et logistique à l'équipe administrative, aux événements du département, aux séances d'information et à d'autres activités. Répond aux questions de nature procédurale et dirige vers les personnes-ressources appropriées les questions liées au contenu des programmes ou au conseil académique.

Recueille et tient à jour les dossiers, bases de données, rapports, archives, dossiers d'examens, documents relatifs aux horaires, registres d'attribution d'enseignement et autres dossiers liés aux étudiants, conformément aux politiques de l'Université et aux exigences de conservation des documents.

Effectue le suivi des inscriptions aux cours, des activités d'inscription, des restrictions, des listes d'attente et des capacités d'accueil. Traite les autorisations d'inscription et les dérogations approuvées, communique les résultats administratifs et soutient les activités opérationnelles liées aux périodes d'inscription, au début des sessions et à l'année universitaire.

Soutient le superviseur ou la superviseure du conseil aux étudiants dans l'examen, l'identification et la validation des dossiers des étudiants de premier cycle et des cycles supérieurs en vue de la recommandation à la diplomation et des processus académiques connexes. Prépare les dossiers,



repère les renseignements manquants ou incohérents et communique avec les étudiants au sujet de la documentation requise ou des étapes administratives à suivre.

En collaboration avec le superviseur ou la superviseure du conseil aux étudiants, veille à l'exactitude, à l'exhaustivité et à l'actualité des renseignements relatifs aux cours, programmes, calendriers et catalogues du département. Effectue les corrections et mises à jour nécessaires.

Coordonne les processus relatifs aux distinctions et bourses de premier cycle, tant internes qu'externes, notamment les programmes de BRPC du CRSNG (NSERC USRA) et SURA, les bourses d'études, les bourses de recherche et d'autres possibilités de financement. Fournit de l'information sur les procédures, recueille et vérifie les demandes et les pièces justificatives, coordonne les approbations et les soumissions, communique les mises à jour administratives et facilite les processus de versement et de nomination.

Coordonne les nominations des étudiants de premier cycle participant à des activités de recherche ainsi que les processus administratifs associés. Fournit aux étudiants et aux superviseurs les renseignements relatifs aux procédures établies de candidature et de nomination. Recueille et vérifie les documents requis, prépare les documents de nomination et les contrats, obtient les approbations et signatures nécessaires, communique les exigences administratives et les mises à jour de statut et maintient les dossiers appropriés.

Coordonne l'administration des examens organisés par le département, notamment les examens de mi-session et les autres évaluations locales. Réserve les locaux, organise les horaires, prépare les cahiers d'examen et coordonne les aspects logistiques avec les enseignants et les bureaux universitaires concernés; assure le suivi des questions administratives au besoin.

Coordonne le traitement administratif des remises de notes, des modifications de notes, des examens différés et complémentaires ainsi que des demandes officielles de révision de notes, en collaboration avec le Bureau du conseil aux étudiants de premier cycle de la Faculté des sciences.

Coordonne l'administration des évaluations de cours, notamment la vérification de l'information relative aux cours et aux enseignants, la communication des échéanciers et procédures, la résolution des écarts administratifs et la gestion des dossiers connexes.

Soutient l'attribution des charges d'enseignement et coordonne la planification et l'horaire des cours du département. Recueille les besoins d'enseignement, confirme les affectations et les disponibilités, identifie les contraintes liées à l'horaire et aux locaux, assure le suivi des inscriptions et des conflits d'horaire, et coordonne les ajustements avec la direction du département, les enseignants et les bureaux centraux de l'Université.

Fournit un soutien administratif aux comités académiques, départementaux ou liés aux étudiants qui lui sont assignés. Coordonne les réunions, communique avec les participants, réserve les locaux, contribue à la préparation des ordres du jour, rédige les procès-verbaux, tient à jour la documentation pertinente et assure le suivi des décisions et des mesures à prendre.





Apporte son aide dans l'exécution de tâches administratives générales lors des périodes de pointe ou lorsque requis afin de répondre aux besoins opérationnels du département et des services administratifs académiques.

Exécute toute autre tâche connexe relevant de la portée et du niveau de responsabilité du poste, selon les besoins.

Compétences et aptitudes requises Bilinguisme (français et anglais) avec d'excellentes aptitudes en communication orale et écrite dans les deux langues.

Une expérience démontrée dans le domaine des affaires étudiantes est souhaitable; une expérience liée aux affaires étudiantes de premier cycle constitue un atout.

Excellentes habiletés relationnelles, sens du service à la clientèle et capacité à établir des relations de confiance. Aptitude à répondre aux préoccupations étudiantes, à résoudre des problèmes de façon autonome ou team-oriented et à faire preuve de tact, de patience, de professionnalisme, de discrétion et de jugement.

Capacité à interpréter et à appliquer les règlements, politiques et procédures académiques tout en traitant des renseignements confidentiels de nature étudiante, académique et administrative avec intégrité et confidentialité.

Excellentes compétences organisationnelles, administratives et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités, échéances concurrentes, réunions, dossiers et activités de suivi dans un environnement dynamique à volume élevé.

Souci marqué du détail et de l'exactitude dans la tenue des dossiers académiques, le traitement des formulaires et des horaires ainsi que la gestion des bases de données, rapports, statistiques, archives et autres documents administratifs.

Solides capacités d'analyse, de résolution de problèmes et de prise de décision, ainsi que l'initiative et l'adaptabilité nécessaires pour gérer des priorités changeantes tout en maintenant un haut niveau de précision sous pression.

Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint et d'autres outils de communication et de collaboration. Une expérience des systèmes de McGill (Banner SIS et Minerva) constitue un atout.

Formation Et Expérience Minimales

Requises DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat Salaire Horaire (AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65 Heures Par Semaine 33.75 (Temps plein) Superviseur Student Advising Supervisor Date de fin de l’emploi (le cas échéant) : Date Limite Pour Postuler 2026-08-12 L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].

📌 Coordonnateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes
🏢 McGill University
📍 Montreal