Pour que votre humanité s’exprime pleinement. Au CISSSMO, nous partageons une mission commune. Elle consiste à maintenir et améliorer la santé et le bien-être de notre communauté en rendant accessible un ensemble de services de santé et de services sociaux intégrés et de qualité.

AVANTAGES Pourquoi vous joindre à nous?

Notre rémunération globale concurrentielle : 4 semaines de vacances après 1 an, fonds de pension (RREGOP), assurances complètes, rabais corporatifs, etc. Notre reconnaissance envers chaque employé·e. La vaste étendue de notre territoire qui permet la diversité des pratiques et de la clientèle. Vous épanouir autant dans votre vie personnelle que professionnelle.

CONCOURS RÉSERVÉ AUX ÉTABLISSEMENTS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS À SANTÉ-QUÉBEC LE 1er DÉCEMBRE 2024 Description Sous la responsabilité de la directrice des activités hospitalières – Hôpital du Suroît et Hôpital Barrie Memorial, la personne titulaire du poste assiste cette dernière dans ses fonctions, agit à titre de première répondante auprès des collaborateurs internes et externes et effectue un travail varié et complexe de soutien administratif pour la direction. Elle soutient la directrice dans la planification et la gestion de son temps. Elle assure la préparation et le suivi des dossiers du directeur pour les comités auxquels il participe.

Elle agit en soutien administratif auprès des membres de l’équipe de la direction dans un contexte d’amélioration continue des processus sous sa responsabilité. Elle est appelée, à la demande de la directrice, à participer à différents comités à titre de représentante de l’employeur. L’ensemble de ses responsabilités l’amène à travailler dans un environnement complexe composé de situations diversifiées.

Fonctions générales et spécifiques Elle est responsable du fonctionnement administratif et des membres du personnel de la direction qui œuvrent dans des fonctions de secrétariat (ex. : agente administrative) au sein de la direction, et ce, afin d’optimiser les modes de fonctionnement et uniformiser les compétences du personnel de bureau à l’intérieur de la direction. Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement. Elle veille à l’efficience des activités administratives de la direction et collabore au développement des compétences du personnel de bureau.

La personne titulaire du poste détient un pouvoir de contrôle en ce qui concerne l’application des procédés administratifs du personnel de bureau de l’ensemble de la direction. Cette autorité lui confère le droit d’agir, d’intervenir et de donner des directives dans différentes unités administratives de la direction afin d’assurer une harmonisation en ce qui concerne les processus spécifiques qui s’inscrivent dans le cadre de la gestion administrative de l’établissement. Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement.

En qualité de technicienne en administration (attachée de direction), elle exerce des fonctions de soutien à la directrice et est appelée à intervenir auprès du personnel de la direction dans la gestion et le suivi de dossiers reliés aux responsabilités de la direction, et ce, autant pour les mandats avec les partenaires externes qu’internes. En tant que membre du comité de gestion de la direction, elle participe aux discussions touchant le fonctionnement de l’ensemble de la direction afin d’optimiser les différents processus administratifs qu’on y retrouve et en demeure solidaire une fois ceux-ci adoptés. En tant que membre du comité de soutien de la haute direction, elle participe aux discussions touchant l’élaboration et l’harmonisation des politiques et procédures administratives et des outils de travail de l’organisation ainsi que le développement des compétences du personnel administratif.





Elle s’assure de transmettre l’information auprès du personnel de soutien et aux gestionnaires (si requis) de sa direction.

Responsabilités Et Attributions Générales Assister son supérieur immédiat dans les différents mandats qui lui sont confiés

Responsable de la gestion d’agenda et des courriels de son supérieur immédiat en tenant compte des priorités

Assurer le suivi des courriels et du courrier en collaboration avec son supérieur immédiat et mettre en place un mécanisme de suivi pour les redditions de comptes

Participer aux rencontres du comité de gestion de sa direction et du comité de soutien de la haute direction

Assister à des rencontres ou à des comités à titre de représentante de la direction

Représenter, à la demande de son supérieur, sa direction tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’établissement

Effectuer des travaux d’ordre administratif reliés à la gestion des ressources financières, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l’organisation du travail

Autoriser les relevés de présence des gestionnaires et autres employés de la direction et remplir les formulaires de demandes de remboursement des dépenses liées au travail de son supérieur immédiat

Assurer un soutien à son supérieur immédiat et aux gestionnaires de sa direction en les conseillant sur la définition des orientations, des objectifs et des priorités en matière de procédés administratifs

Émettre, à l’intérieur de son champ d’autorité, des directives aux unités administratives de sa direction

Responsable de l’application du programme d’identification visuelle quant à la conformité des documents produits par les gestionnaires ou le personnel de la direction

Collaborer à l’élaboration de politiques, procédures, programmes, normes, règles ou procédés de nature administrative à l’intérieur de sa direction, en assurer le contrôle, l’application et la mise à jour

S’assurer du respect des lois, des politiques, des procédures, des normes, des contrats, des règlements et des directives en fonction des mandats qui lui sont confiés

Responsable des mises à jour des outils de communication de la direction, notamment le bottin des employés et gestionnaires, l’organigramme, l’intranet, etc.

Soutenir le directeur dans ses travaux visant l’élaboration et la mise à jour de la mission, de l’offre de service et autres documents administratifs de la direction

Responsable du personnel administratif de la direction qui œuvre dans des fonctions de secrétariat au sein de la direction

Responsable, le cas échéant, de l’aspect logistique relié à l’arrivée d’un nouveau gestionnaire ou personnel de soutien de sa direction

Assurer l’imputabilité des mandats qui lui sont confiés

Appliquer les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des documents

S’assurer de s’adjoindre les personnes et expertises nécessaires à la réalisation de ses mandats

Préparer et assurer le suivi des dossiers administratifs spécifiques au bureau du directeur et agit comme interlocuteur auprès des autres directions de l’établissement ou de l’externe

Rédiger la correspondance du directeur et s’assurer d’une qualité grammaticale exemplaire

Assurer le suivi et préparer les documents pour les différents comités (direction, gestion, etc.) en s’assurant de la conformité et de la pertinence des informations reçues

Responsable de l’information qui transige auprès du directeur pour signature auprès de la Direction générale





Assurer la logistique des réunions périodiques de la direction (l’organisation, la prise de notes et les suivis nécessaires)

Collaborer, le cas échéant, à la préparation des différents indicateurs de performance que l’on retrouve dans la salle de pilotage tactique

Se charger des questions relevant de ses attributions et rédiger, sous sa signature, la correspondance en réponse à des demandes courantes

Voir au suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés et en assurer la vigie

Participer à l’élaboration, à la mise en place et à l’amélioration des outils essentiels à la saine gestion de la direction

Gérer les communications et s’assurer d’une accessibilité rapide dans les heures d’ouverture.

Répondre aux demandes d’information et fournir la réponse à certaines questions relevant de sa compétence

Participer à l’identification des besoins de formation et au développement des compétences de membres du personnel de bureau de la direction

Assurer le transfert de connaissances des différents documents d’encadrement (ex. : politiques, procédures…) auprès des membres du personnel de bureau Maintenir de bonnes relations avec les représentants des différentes fondations partenaires Assurer le suivi des demandes de financement auprès des fondations dont la direction est responsable Soutenir la direction dans son rôle de responsable d’établissement Autres Tâches Exécuter toute tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat Formation Détenir un (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent OU

Détenir un (DEC) pré-universitaire (2 ans) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent OU

Détenir une (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à l’équivalent d’un (2) ans d’expérience (en heures travaillées) à titre d’agent administratif classe 1 volet secrétariat OU

Détenir un (BAC) dans une discipline pertinente (administration, comptabilité, finance, etc.) OU

Détenir 2 certificats de 1er cycle universitaire dans une discipline pertinente combinés à l’équivalent d’un (1) an d’expérience dans le secteur ou dans des fonctions similaires OU

Détenir 1 certificat de 1er cycle universitaire dans une discipline pertinent combiné à l’équivalent de deux (2) ans d’expérience dans le secteur ou dans des fonctions similaires Exigences Spécifiques Avoir réussi les tests suivants: Français, Word, Excel et le test de rédaction.

Compétences Comportementales De Base Confidentialité

Polyvalence

Esprit d’équipe, collaboration

Souci de la satisfaction de la clientèle

Planification et organisation personnelle du travail, autonomie

Souplesse, flexibilité et adaptation au changement

Sens des responsabilités, initiative, dynamisme

Partage des connaissances (expertise) Compétences Professionnelles Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes informatiques requis pour l’exécution des tâches, tels que la suite Microsoft 365 (Word, Excel, One Drive, Copilot, etc.), Logibec, SICHELD, etc.

Maîtrise du français parlé et écrit

Habiletés de rédaction et de mise en forme de documents

Capacité à prioriser et à travailler sous pression

Habiletés relationnelles

Travail d’équipe et sens de la collaboration

Responsable, sens de l’organisation

Autonomie et rigueur

Discrétion, devoir de réserve et loyauté En apprendre plus sur le CISSSMO (emplois-cisssmo.ca) Pour toutes questions relatives à l’affichage, vous pouvez communiquer avec madame Julie Girard par courriel à [email protected], par message Teams ou cellulaire (phone hidden). Vous avez jusqu’au 12 août 2026 pour déposer votre candidature. Vous êtes à proximité de votre future carrière !

CONCOURS RÉSERVÉ AUX ÉTABLISSEMENTS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS À SANTÉ-QUÉBEC LE 1er DÉCEMBRE 2024

📌 Technicien·ne en administration – attaché·e de direction (SNS) - DAH HDS-HBM (Salaberry-de-Valleyfield)
🏢 Santé Québec Montérégie-Ouest
📍 Salaberry-de-Valleyfield