Official Internal Job Title: Administrative Assistant

Status: Regular

Job Description:

Contribuez au rayonnement de la Vice-présidence Stratégie et innovation en devenant le bras droit de la Vice-présidente et de son équipe. Si vous êtes une personne positive, énergique et tournée vers les solutions, qui prend plaisir à offrir un soutien de qualité et à bâtir des relations de confiance, ce rôle est pour vous. Au cœur de la stratégie et de l’innovation, vous mettrez à profit votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre proactivité afin de contribuer directement au succès de la Vice-présidence.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes

- Assurer l’organisation ainsi qu’un suivi rigoureux de l’agenda de la Vice-présidente.
- Tenir à jour l’agenda électronique, convocations de réunions statutaires et autres, supporter l’équipe de direction dans la planification et la coordination de rencontres tant à l’interne qu’à l’externe.
- Planifier, organiser et prendre en charge la logistique des rencontres et rédiger les comptes rendus du comité de gestion de la vice-présidence.
- Rédiger et corriger des lettres et des communications en français et effectuer l’assurance qualité, et la mise en forme de documents comme PowerPoint.
- Planifier les voyages d’affaires et compléter les comptes de dépenses des employés de la Vice-présidence qui sont appelés à voyager pour le travail.
- Participer au bon déroulement des demandes de projet d’aménagement : en faire la demande, assurer un suivi du matériel manquant tant pour le poste de travail que pour l’emplacement.
- Voir à la gestion des absences et des vacances de la Vice-présidence (suivi des absences dans les systèmes de gestion de temps et mise à jour du calendrier de vacances).
- Recueillir l’information de différents secteurs aux fins de production de rapports.




- Apporter un soutien ponctuel aux gestionnaires de la vice-présidence lorsque requis
- Collaborer dans certains projets de la vice-présidence

Vos talents et qualifications :

- Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou en secrétariat.
- Minimum 3 à 5 ans d’expérience pertinente comme adjoint(e) de direction
- Maîtrise avancée des outils de la suite MS Office (word, Powerpoint..)
- Maîtrise avancée de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit et une connaissance fonctionnelle de l'anglais, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise

#LI-Hybrid #LI-JD1 #S1

Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply.

Purpose :

True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well‑being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services.

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Here, you can give meaning to your talent in a way that feels authentic to you. We welcome people for who they are and what makes them unique. Because at the end of the day, those differences help us grow together.





That’s why we value different perspectives and ideas in an environment that promotes a sense of belonging and offers equal opportunities to all.

We take care of our people by offering a competitive salary, a defined benefit pension plan, group insurance for you and your family, a flexible schedule and vacation time to make the most of your life. Also, to help you strike the proper work‑life balance, we offer you the prospect to split up your time between the office and your home which we refer to as the hybrid work mode. We like you just the way you are!

- competitive salary
- a defined benefit pension plan
- group insurance for you and your family
- a flexible schedule and vacation time to make the most of your life
- the opportunity to split up your time between the office and your home which we refer to as the hybrid work mode
- a telemedicine service
- an Employee Assistance Program
- LEED buildings
- rooftop bee hives and gardens
- a paperless environment

We want you to feel good in your mind and body. Helping you strike the right balance is important to us, which is why we have a team dedicated to the health and well‑being of our employees. Plus we encourage you to get up and move which is why we're offering you a telemedicine service and an Employee Assistance Program.

We want you to keep you happy. At Beneva, we're in tune with nature by undertaking several initiatives such as LEED buildings, rooftop bee hives and gardens and a paperless environment. We also respect our fellow man by being involved in many social causes. We support concrete actions to give back to the community and encourage the social engagement of our employees. We put people first. We support them through all stages of their life by giving them peace of mind and we contribute to the well‑being of the community.

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📌 Administrative Assistant (Longueuil)
🏢 CIE 101 Beneva
📍 Longueuil