Chez Medtronic, vous pouvez entamer une longue carrière d’exploration et d’innovation tout en aidant à soutenir l’accès aux soins de santé et l’équité pour tous. Vous dirigerez avec détermination en surmontant les obstacles à l’innovation dans un monde davantage connecté et compatissant. Journée type
Main Purpose of Job The Executive Administrative Assistant serves as the strategic right-hand and trusted extension of the VP & President, Canada. This role goes beyond traditional administrative support by maximizing executive productivity, protecting leadership focus, managing complex calendars and communications, coordinating travel and meeting operations, and supporting confidential business activities with exceptional judgement and discretion. The position is central to the Canada leadership operating rhythm, including business review meetings, Canada Leadership Team meetings, action-register management, executive communications, and as-needed support for two Brampton-based Sales Leaders.
Strategic Scope of the Role Acts as the strategic support to the VP & President, Canada, helping convert leadership priorities into disciplined execution, explicit follow-up, and efficient use of executive time. Serves as a trusted gatekeeper for time, information, communications, and priorities, ensuring requests are triaged based on urgency, strategic relevance, stakeholder needs, and business impact. Operates with full confidentiality and executive maturity, supporting sensitive business operations, leadership discussions, organizational matters, and external stakeholder interactions. Functions as a force multiplier for the President’s office by improving meeting discipline, communication flow, action tracking, and leadership-team alignment.
Core Responsibilities Manages a complex executive calendar with strong attention to business priorities, meeting purpose, attendee needs, preparation requirements, travel impacts, and time zone considerations.
Plans, schedules, and coordinates leadership meetings, business reviews, customer/internal engagements, conference participation, and team events, including agenda development, logistics, materials, minutes/notes, and post‑meeting follow‑up.
Screen and triage inquiries, coordinate responses, draft and edit emails, internal memos, leadership messages, and executive correspondence on behalf of the VP & President as appropriate.
Maintains and coordinates action registers for business review meetings and Canada Leadership Team meetings, tracking decisions, owners, due dates, dependencies, risks, and completion status; proactively follows up with accountable leaders to support timely execution.
Prepares and formats high‑quality materials using Microsoft 365 applications, including PowerPoint presentations, Excel trackers/reports, Word documents, Teams/meeting resources, OneNote/Loop notes, and SharePoint/OneDrive file organization.
Supports effective meeting operations by managing invites, room/virtual meeting set‑up, pre‑reads, agenda inputs, attendance needs, action capture, and distribution of follow‑up materials.
Provides as‑needed administrative support to two Sales Leaders located in Brampton, balancing support needs against VP/Canada leadership priorities and aligning on expectations, timing, and deliverables.
Coordinates domestic and international travel and logistics, itinerary planning, timely expense submission, and reconciliation through Concur and applicable Medtronic systems.
Gathers, compiles, consolidates, and reports information relevant to leadership priorities, including updates from Excel files, internal systems, meeting outputs, and cross‑functional stakeholders.
Coordinates and supports regional, divisional, and Canada‑wide events, including National Sales Meeting preparation, leadership offsites, recognition activities, and team engagement programs as required.
Administers vendor/supplier set‑up in applicable AP systems and coordination with cross‑functional support teams.
Maintains organized digital and physical filing systems, document repositories, contact lists, distribution lists, and team resources to support efficient information flow.
Handles confidential and sensitive information with discretion, professionalism, and sound judgement.
Collaborates with cross‑functional support teams and administrative colleagues across regions to share best practices and support consistent execution.
Support special projects, research requests, data compilation, presentation preparation, large‑scale company events, leadership offsites, and cross‑functional initiatives that require coordination, confidentiality, and disciplined execution.
Office Support Career Stream Individual contributors who provide organizational related support or service (administrative or clerical) for other members within the organization. The majority of time is spent in the delivery of support services or activities, typically under supervision.
Differentiating Factors Autonomy: Works on assignments that are extremely complex in nature, and may be responsible for leading daily operations. Performs a variety of complex or technical-advanced administrative and clerical duties .Has high degree of initiative; Work may be done without established procedures.
Organizational Impact: Work may include activities related to special assignments, and providing instructions to accomplish day‑to‑day work activities to junior individuals in the department.



Work involves obtaining or providing information or data on matters of moderate importance to the function of the department or which may be of sensitive nature.
Innovation and Complexity: Makes adjustments or recommends enhancements in systems and processes to solve problems or improve effectiveness of job area. Problems faced are general and may require understanding of other job areas but typically are not complex.
Communication and Influence: Communicates with internal and external contacts. Obtains and provides information on matters of significant importance to the job area.
Leadership and Talent Management: May act as a team lead and assistant to the supervisor / manager. May delegate tasks to other team members and be responsible for the review of work product.
Required Qualifications Knowledge / Education Requires advanced practical knowledge within a specific discipline typically gained through extensive work experience and/or education. Strong working knowledge of Microsoft 365 tools and collaboration practices, including Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote/Loop, SharePoint, and OneDrive.
Job Experience Minimum of 6 years of relevant experience. Demonstrated experience managing complex calendars, senior‑level meetings, confidential information, travel, expenses, and cross‑functional stakeholder coordination. Experience maintaining meeting notes, action logs, trackers, follow‑up registers, or similar operational tools that support leadership accountability and execution.
Skills / Competencies Exceptional calendar management, prioritization, and meeting coordination skills; able to balance competing requests and elevate appropriately. Advanced proficiency in Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, and collaborative digital workspaces; able to create polished, accurate, and executive‑ready materials. Strong action‑register discipline, including capturing decisions, tracking owners and due dates, following up proactively, and reporting status clearly. Excellent written and verbal communication skills with the ability to interact professionally with senior leaders, sales leaders, customers, vendors, and cross‑functional partners. High degree of discretion, professionalism, judgement, and confidentiality when handling sensitive business information. Strong organizational skills, attention to detail, and ability to manage multiple priorities in a fast‑paced environment. Proactive, service‑oriented mindset with a focus on anticipating needs, removing friction, improving processes, and enabling leadership effectiveness.
Desired / Preferred Qualifications Knowledge / Education Post‑secondary education in business administration, office administration, communications, or a related discipline is preferred. Microsoft 365, project coordination, or meeting facilitation training/certification is an asset.
Job Experience Experience supporting senior commercial, sales, finance, or general management leaders in a matrixed organization. Experience supporting leadership team meetings, business reviews, sales meetings, national events, or executive offsites.
Skills / Competencies Ability to build simple dashboards, trackers, or status summaries in Excel or Microsoft 365 tools. Comfort working in a hybrid environment and coordinating support across multiple leaders and locations, including Brampton‑based sales leadership support as needed. Strong ability to improve meeting cadence, communication flow, and leadership follow‑through through disciplined planning and execution.
Salary Range Salary Range: $72,800 - $91,000
Physical Job Requirements The physical demands described within the Responsibilities section of this job description are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions. For Office Roles: While performing the duties of this job, the employee is regularly required to be independently mobile. The employee is also required to interact with a computer and communicate with peers and co‑workers.
Employment Equity Medtronic Canada strives through our vision to build a culture of inclusiveness through our commitment to employment equity and diversity. Discrimination is prohibited on any grounds protected under Canadian Human Rights legislation. Employment applications are encouraged from all members of our community. Upon request, candidates with disabilities will be accommodated during the recruitment process. Medtronic will not require a specific category for a candidate’s background; we are an equal‑opportunity employer. Medtronic is an EEO (Equal Employment Opportunity) employer and is committed to fostering a workplace that embraces diversity, inclusion, and belonging.
Benefits and Compensation Avantages sociaux et rémunération Medtronic offre un salaire compétitif et un ensemble d’avantages sociaux flexibles Le cœur de nos valeurs est animé par un engagement envers nos employés. Nous saluons leurs contributions et partageons avec eux le succès qu’ils ont contribué à créer. Nous offrons un large éventail d’avantages,



de ressources et de régimes de rémunération concurrentiels conçus pour vous soutenir à chaque étape de votre carrière et de votre vie personnelle. This position is eligible for a short‑term incentive called the Medtronic Incentive Plan (MIP). Nous sommes à la pointe de la technologie mondiale en matière de soins de santé et nous nous attaquons avec audace aux problèmes de santé les plus difficiles auxquels l’humanité est confrontée en recherchant et en trouvant des solutions.
Notre mission (soulager la douleur, restaurer la santé et prolonger la vie) rassemble une équipe mondiale de plus de 95000 personnes passionnées. Nous sommes des ingénieurs dans l’âme et nous mettons en œuvre des idées ambitieuses pour trouver de véritables solutions pour des personnes bien réelles. Du laboratoire de R&D; à l’usine, à la salle de conférence, tous nos collaborateurs expérimentent, créent, construisent, améliorent et cherchent des solutions. Nous disposons des talents, des perspectives les plus diverses et du courage nécessaires pour réaliser des projets extraordinaires. Nous changeons des vies. Chaque membre de l’équipe, chaque jour, contribue à améliorer et à redéfinir la manière dont le monde traite les affections de santé les plus pressantes, de la maladie cardiaque au diabète.
Nous devons notre leadership dans ce secteur à la passion et l’ingéniosité de notre personnel. C’est notre identité. En travaillant ensemble, nous utilisons la science, la médecine et une connaissance approfondie du corps humain pour créer des technologies extraordinaires qui peuvent transformer des vies. Nous construisons des solutions extraordinaires comme une seule équipe. Grâce à l’état d’esprit Medtronic qui définit notre façon de travailler. La rapidité et la détermination font partie de notre ADN.
La diversité des points de vue inspire nos réponses audacieuses à tous les défis qui se présentent à nous. Nous obtenons des résultats de la bonne façon, d’une avancée à une autre pour chaque patient. C’est à vous de mener cette carrière qui changera votre vie. En apportant vos idées ambitieuses, votre perspective unique et vos contributions, vous… Construisez un avenir meilleur, en augmentant votre impact sur les causes qui comptent pour vous et pour le monde Développez une carrière qui reflète votre passion et vos capacités Vous connectez à une culture dynamique et inclusive qui accepte de relever le défi de l’apprentissage tout au long de la vie Ces engagements distinguent notre équipe des autres : Des expériences qui mettent les patients au premier plan. Le respect des personnes est la marque de notre humanité. Cela permet à notre équipe d’avoir un impact positif sur ne serait-ce qu’une seule vie.
Et cela signifie que nous accordons également la priorité à nos collaborateurs chez Medtronic, en créant une culture d’appartenance et en nous efforçant toujours de vous fournir les ressources dont vous avez besoin pour renforcer votre carrière. Des technologies qui transforment la vie. Quel que soit votre poste, vous contribuez à créer des technologies qui transforment des vies. Ce que nous construisons donne aux patients les moyens de vivre leur vie comme ils l’entendent. De meilleurs résultats pour notre monde.
Chez nous, c’est plus qu’une question de résultats. Notre mission d’améliorer le bien‑être humain est notre motivation. Nous faisons progresser la santé, la société et l’équité dans chaque conception, à l’intérieur comme à l’extérieur de nos murs. Des soins qui intègrent le résultat d’analyses poussées de données. De nouveaux points de vue. L’IA, les données et l’automatisation de pointe. Vous façonnez l’avenir des technologies relatives à la santé et définissez la prochaine génération de solutions révolutionnaires dans le domaine des soins. La politique de Medtronic consiste à assurer l’équité en matière d’emploi (EEO) à toutes les personnes, indépendamment de l’âge, de la couleur de peau, de la nationalité, du statut de citoyenneté, d’un handicap physique ou mental, de la race, de la religion, des croyances, du genre, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité et/ou expression de genre, des informations génétiques, du statut matrimonial, du statut au regard de l’assistance publique, du statut d’ancien combattant ou de toute autre caractéristique protégée par la loi nationale, fédérale ou locale. En outre, Medtronic proposera des aménagements raisonnables aux personnes qualifiées d’habilitation.
Pour les commerciaux et autres employés de terrain en contact direct avec les patients, se rendre dans un établissement de soins est considéré comme une fonction essentielle du travail et nous attendons de nos employés qu’ils se conforment à toutes les exigences d’accréditation dans les hôpitaux ou cliniques qu’ils soutiennent. Cet employeur participe au programme fédéral « E‑Verify » pour confirmer l’identité et l’autorisation d’emploi de tous les employés récemment embauchés. Pour plus d’informations sur le programme « E‑Verify », veuillez cliquer ici(https://www.e-verify.gov/employees). Pour obtenir des mises à jour sur les offres d’emploi, veuillez vous rendre sur la page de connexion des candidats et vous connecter pour vérifier l’état de votre candidature. Si vous avez besoin d’aide pour remplir votre candidature, veuillez envoyer un e-mail à [email protected] Pour demander la suppression de vos informations personnelles de nos systèmes, veuillez envoyer un e-mail à [email protected]

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📌 Executive Administrative Assistant (Ontario)
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📍 Ontario