The Executive Assistant provides high-level, quality support to our external facing team of Consultants, primarily in North America.

This role provides administrative assistance in all aspects of our engagements which requires comfort with ever-changing tasks.

The right candidate must possess a high level of flexibility and reliability, as well as the ability to organize and prioritize tasks according to strict deadlines- these skills are critical to the role.

The successful candidate will also be able to multi-task on many levels and relish the variety and unpredictability of juggling multiple tasks and changing priorities.

What Youll Do Arrange all scheduling, including but not limited to, candidate meetings and interviews, client meetings and interviews, business development meetings, assignment related meetings, internal meetings, video conferencing, etc.

Manage complex calendars and prioritize meetings/calls as needed.

Arrange and coordinate complex and detailed travel plans, itineraries, and agendas for both consultants and candidates.

Compile documents for travel-related meetings.

Process expense reimbursements for consultants and candidates.

Prioritize conflicting needs; handle matters expeditiously, proactively, and follow-through on time-sensitive projects to successful completion.

Provide a bridge for smooth communication between the consultant and external/internal team members.

Produce high quality client and candidate deliverables, ensuring completion within designated timeframes.

Successfully completes critical aspects of deliverables with a hands-on approach.

Compose, prepare, and edit confidential correspondence.

Work closely and effectively with consultant and research stakeholders to ensure deadlines are met and client needs are served.

Perform additional administrative support activities, including but not limited to, fielding telephone calls, receiving and directing visitors, event planning, and other ad-hoc projects as requested.

Assist accounting department with billing, client invoicing, and receivables.

Build positive relationships and interface regularly with high-level executives involved in highly confidential projects.

Administrative Support Database Management Ensure that global database is up-to-date and accurate; including but not limited to all client/internal documents, client/candidate information, notes, emails, and appointments.

Diary booking management: phone calls/in-person meetings, interviews, and presentations.

Record entry and record updating.

Upload documents/content to Person Records, Assignment/Project Records, Event Records.

Generate various Client and Candidate documents.

Manage Candidate education verification.

Travel and Expenses Utilize global travel tool to book complex and detailed travel plans, itineraries, and agendas for both the Consultant and Candidate.

Assist with compiling documents for travel-related meetings.

Manage expense reports for assigned Consultants from start to submission.

Assist with Candidate reimbursement.

Ad-hoc Administrative Assistance Printing/Binding Administrative support for various virtual and/or in-person events (holiday parties, staff offsites, client events, business development events, etc.) Other administrative projects assigned by the Executive Assistant(s) About Egon Zehnder Egon Zehnder is the worlds preeminent leadership advisory firm, inspiring leaders to navigate complex questions with human answers.

We help organizations get to the heart of their leadership challenges and offer honest feedback and insights to help leaders realize their true being and purpose.





We are built on a foundation that supports partnership in the truest sense of the word and aligns our interests with the interests of our clients.

Our 560 consultants across 64 offices and 36 countries are former industry and functional leaders who collaborate seamlessly across geographies, industries and functions to deliver the full power of the Firm to every client, every time.

We partner closely with public and private corporations, family-owned enterprises, and non-profit and government agencies to provide executive search, leadership solutions, CEO search and succession, and board advisory.

We believe that together we can transform people, organizations and the world through leadership.

Due to high volume, we will only be contacting applicants who meet all of the minimum requirements listed in the job description.

Only those applicants who align most closely with our minimum and preferred qualifications will be contacted for an interview.

The Recruiting team at Egon Zehnder will retain your application materials and may contact you regarding future opportunities. --------------------------------------------------------------------------------------------------- Ladjoint(e) de direction apporte un soutien de haut niveau et de qualit notre quipe de consultants, oriente vers la clientle externe, principalement en Amrique du Nord.

Ce poste consiste fournir une assistance administrative dans tous les aspects de nos mandats, ce qui exige une grande aisance face des tches en constante volution.

Le candidat idal doit faire preuve dune grande flexibilit et dune grande fiabilit, ainsi que dune capacit organiser et hirarchiser les tches en respectant des chances strictes; ces comptences sont essentielles pour ce poste.

La personne retenue devra galement tre capable deffectuer plusieurs tches simultanment diffrents niveaux et apprcier la varit et limprvisibilit lies la gestion de multiples tches et lvolution des priorits.

Vos responsabilits Rle de ladjoint de direction Organiser tous les horaires, y compris, sans sy limiter, ceux des runions et des entrevues avec les candidats, des rencontres et des entrevues avec les clients, des runions de prospection de clientle, des runions lies des affectations, des runions internes, des vidoconfrences, etc.

Grer des calendriers complexes et tablir lordre de priorit des runions et des appels, au besoin.

Organiser des plans de voyage, des itinraires et des ordres du jour complexes et dtaills pour les consultants et les candidats.

Compiler les documents pour les runions lies aux voyages.

Traiter le remboursement des dpenses des consultants et des candidats. tablir lordre de priorit de besoins inconciliables, traiter les questions rapidement et de faon proactive, et mener bien les projets urgents.

Assurer une communication harmonieuse entre lexpert-conseil et les membres de lquipe externe et interne.

Produire des livrables de grande qualit pour les clients et les candidats, en veillant ce quils soient achevs dans les dlais prescrits.

Excuter avec succs les aspects essentiels des livrables en adoptant une approche pratique.

Rdiger, prparer et rviser la correspondance confidentielle.





Travailler en troite collaboration avec les experts-conseils et les intervenants en recherche pour sassurer que les chances sont respectes et que les besoins des clients sont satisfaits.

Effectuer dautres activits de soutien administratif, y compris, sans sy limiter, rpondre aux appels tlphoniques, accueillir et diriger les visiteurs, planifier des vnements et dautres projets ponctuels, au besoin.

Soutenir le service de la comptabilit dans la facturation, la facturation client et les comptes clients. tablir des relations positives et interagir rgulirement avec les hauts dirigeants participant des projets hautement confidentiels.

Soutien administratif Gestion des bases de donnes Tenir la base de donnes mondiale jour, y compris, sans sy limiter, tous les documents internes et ceux des clients, les renseignements sur les clients et les candidats, les notes, les courriels et les rendez-vous.

Gestion des rservations dans lagenda: appels tlphoniques, runions en personne, entrevues et prsentations.

Enregistrer et mettre jour les entres.

Tlverser des documents et du contenu dans les dossiers des personnes, les dossiers daffectations ou de projets et les dossiers des vnements.

Gnrer divers documents pour les clients et les candidats.

Grer la vrification du parcours dtudes des candidats.

Dplacements et dpenses Utiliser loutil de voyage mondial pour rserver des plans, des itinraires et des ordres du jour complexes et dtaills pour les consultants et les candidats.

Aider la compilation des documents pour les runions lies aux dplacements.

Grer les notes de frais des consultants dsigns, du dbut du processus la soumission.

Assurer une aide pour le remboursement des candidats.

Aide administrative ponctuelle Impression/reliure Soutien administratif pour divers vnements virtuels ou en personne (ftes de fin danne, vnements hors site pour le personnel, vnements clients, vnements de prospection de clientle, etc.).

Autres projets administratifs assigns par les adjoints de direction. propos dEgon

Zehnder Egon

Zehnder est le plus significant cabinet-conseil en leadership au monde, inspirant les dirigeants dentreprise rsoudre des questions complexes avec des rponses humaines.

Nous aidons les organisations prendre le dessus sur leurs dfis de leadership et leur offrons des commentaires et des ides honntes pour amener les dirigeants raliser leur plein potentiel tout en ciblant leurs objectifs.

Nous nous appuyons sur une base qui soutient le partenariat au sens le plus pur et qui harmonise nos intrts avec ceux de nos clients.

Nos 560consultants rpartis dans 64bureaux et 36pays sont danciens dirigeants fonctionnels et sectoriels qui collaborent de faon transparente dans une multitude de rgions, de secteurs dactivit et de fonctions afin de toujours offrir la pleine valeur de lentreprise chaque client.

Nous collaborons troitement avec des socits publiques et prives, des entreprises familiales et des organismes sans but lucratif et gouvernementaux pour offrir des solutions de direction ainsi que des services de recrutement de cadres, de recrutement et de relve de chefs de la direction, de consultation pour les conseils dadministration et de diversit, dquit et dinclusion.

Nous croyons quensemble, nous pouvons faonner un leadership qui transformera les gens, les entreprises et le monde.

En raison du volume lev de candidatures, nous communiquerons uniquement avec les candidats qui satisfont toutes les exigences minimales numres dans la description de poste.

Seuls les candidats qui correspondent le plus aux qualifications minimales et privilgies seront convoqus pour une entrevue.

Lquipe de recrutement dEgon

Zehnder conservera vos documents de candidature et pourrait communiquer avec vous au sujet de possibilits futures.

📌 Executive Assistant (Montreal)
🏢 Egon Zehnder
📍 Montreal