Vous cherchez une opportunit unique o votre sens de la diplomatie et vos rigoureuses comptences administratives feront une relle diffrence l''chelle internationale? Ce poste stimulant vous offre l''occasion idale de jouer un rle cl dans la gestion quotidienne d''une reprsentation diplomatique prestigieuse.

En tant qu''agent administratif principal, vous coordonnerez les oprations du bureau, grerez la comptabilit ainsi que l''approvisionnement, tout en offrant un soutien logistique de haut niveau pour les dplacements officiels, les rceptions et les visites de dignitaires.

Pour vous panouir dans ce rle stratgique bas au centre-ville de Montral, vous devez dtenir un diplme universitaire et cumuler au moins cinq ans d''exprience pertinente en administration au sein d''une organisation internationale, gouvernementale ou d''une grande entreprise.

Un bilinguisme parfait en franais et en anglais ( l''oral comme l''crit) est essentiel pour mener bien vos tches de rdaction, de traduction et de liaison diplomatique.

Prt propulser votre carrire administrative vers de nouveaux sommets au cur de la diplomatie internationale? N''attendez plus pour faire valoir votre expertise : transmettez-nous votre candidature ds aujourd''hui et venez relever ce dfi d''exception! Avantages - Poste temps plein (40 h/semaine) - Superbes bureaux au centre-ville de Montral - Collaboration avec des quipes internationales du monde entier - Salaire comptitif Responsabilits Assiste la gestion du bureau de la Mission de Singapour, en atteignant des rsultats tels que: Agir en tant que point de contact pour la Mission de Singapour et faciliter/contribuer une liaison efficace entre la Mission de Singapour, les membres des dlgations nationales auprs des organisations internationales et le sige Singapour.

Filtrer et/ou rpondre aux demandes de renseignements, crites et verbales, internes et externes, adresses au reprsentant de Singapour et la Mission de Singapour, et les rorienter le cas chant.

Prparer/rdiger la correspondance la signature du reprsentant de Singapour.

Rassembler la documentation et le matriel de rfrence requis pour chaque session du Conseil et de ses comits permanents, afin de permettre au reprsentant de Singapour de contribuer de manire significative au Conseil et aux runions connexes.

Dvelopper et maintenir des bases de donnes lectroniques de documentation de rfrence et de correspondance.

Compiler et prparer les procdures oprationnelles, les directives/procdures administratives crites, les normes de correspondance, les modles et les modalits de travail propres la Mission de Singapour.

Assurer ou coordonner les services d''interprtation/traduction anglais/franais pour la Mission de Singapour ainsi que pour le sige Singapour.

Grer le calendrier des rendez-vous et des runions de la Mission de Singapour, ainsi que l''utilisation des salles de runion de la Mission.

Coordonner et/ou adjoindre un soutien aux arrangements administratifs et logistiques pour les vnements de la Mission de Singapour (ex. : runions et rceptions) l''intrieur comme l''extrieur des locaux de la Mission, y compris l''tablissement des listes d''invits pour les rceptions, l''envoi des invitations, la liaison avec les traiteurs, les lieux d''accueil et autres fournisseurs, l''organisation de rendez-vous avec les homologues, le service de rafrachissements pour les invits et le suivi des fournitures et quipements requis pour s''assurer qu''ils sont disponibles et en bon tat de fonctionnement.

Coordonne les approvisionnements pour le bureau de la Mission de Singapour, en atteignant des rsultats tels que : valuer les besoins, effectuer des recherches, analyser et approvisionner les fournitures et quipements de bureau, y compris les contrats d''entretien et d''assurance, conformment aux procdures financires dfinies.

S''assurer que les locaux du bureau de la Mission sont correctement entretenus et offrent un environnement propice au travail de la Mission, notamment en supervisant les prestataires de services (ex. : nettoyage, entretien, rparations, etc.).

En consultation avec le reprsentant de Singapour,



analyser les besoins en espace de bureau et grer les projets de rnovation du dbut la fin (ex. : planification, liaison avec les designers, entrepreneurs et/ou fournisseurs de mobilier, appels d''offres/de devis, suivi du respect des budgets et des chanciers, et traitement des factures pour paiement par le sige Singapour).

Assure un soutien comptable, en atteignant des rsultats tels que: Recevoir et traiter les factures lies au fonctionnement quotidien du bureau, en vue de leur paiement par le sige Singapour.

Grer la petite caisse (fonds d''avance) de la Mission, notamment en tenant un journal et en prparant et soumettant des rapports de rapprochement mensuels.

Prparer et soumettre les demandes de remboursement des taxes locales sur les achats et les services.

Prparer et soumettre les demandes de remboursement des employs, notamment celles relatives aux frais de reprsentation, la petite caisse, aux appels interurbains officiels et au transport.

Assurer la garde des cadeaux d''entreprise de la Mission, y compris la tenue d''un registre des entres et sorties.

Aider au suivi des immobilisations et de l''inventaire de la Mission.

Coordonne tous les aspects des plans de dplacement du reprsentant de Singapour et assiste les fonctionnaires en mission, en atteignant des rsultats tels que: Organiser les dplacements du reprsentant de Singapour et des membres de sa famille, le cas chant, y compris les rservations de vols et d''htels, l''achat des billets d''avion requis ; prter assistance pour les demandes de visa ; prparer et soumettre les notes de frais de dplacement.

Fournir un soutien pralable aux runions, notamment la prinscription aux confrences/symposia et la rcupration des badges, le cas chant.

Rserver l''hbergement et coordonner les services de transport/d''accueil l''aroport, le cas chant, pour les fonctionnaires en mission venus du sige Singapour.

Recommander et rserver des restaurants pour les repas offerts par les reprsentants de la Mission et les visiteurs de Singapour.

Assure un soutien en ressources humaines, en atteignant des rsultats tels que: Agir en tant que point de contact pour les questions relatives aux ressources humaines et assurer la liaison avec les RH du sige Singapour et au niveau local, y compris pour les questions relatives aux experts dtachs de Singapour.

Conseiller les reprsentants de la Mission sur les privilges et immunits diplomatiques, y compris les exonrations fiscales et douanires.

Apporter un soutien pour les dmarches administratives, notamment les demandes d''acceptation diplomatique, d''assurance maladie, de permis de conduire, d''attestations scolaires, etc.

Assurer la liaison avec la Direction des relations extrieures (LEB), Le Protocole (Qubec) et Revenu Qubec, au besoin.

Qualifications Comptences fondamentales: Professionalisme : Bonnes capacits d''organisation, de communication et d''administration.

Fait preuve de diplomatie, de tact et de discrtion au plus haut point.

Capacit excuter diverses fonctions administratives de haut niveau ; connaissance du protocole et des procdures diplomatiques.

Capacits d''analyse et d''valuation pour mener des recherches indpendantes ; identifie les problmes, formule des opinions et fait des recommandations.

Fait preuve de conscience professionnelle, respecte les chances et reste calme sous le stress.

Communication : S''exprime et crit de manire claire et efficace.

Esprit d''quipe: Travailler en collaboration avec ses collgues pour atteindre les objectifs organisationnels.

Planification et organisation: Dveloppe des objectifs clairs et cohrents avec les stratgies dfinies.

Identifie les priorits, gre son temps efficacement, prvoit les risques et ajuste les plans au besoin.

Orientation client:



Capacit interagir avec des hauts fonctionnaires et des reprsentants gouvernementaux en visite. tablit des relations productives en gagnant leur confiance et leur respect. ducation Diplme universitaire de premier cycle (Baccalaurat / Licence).

Atout Formation formelle russie en comptabilit, administration de bureau et/ou logiciels bureautiques standards.

Exprience professionnelle Au moins cinq (5) ans d''exprience administrative professionnelle dans une organisation gouvernementale (nationale ou internationale) ou une grande entreprise prive.

Matrise des outils bureautiques standards (notamment la suite MS-Office).

Exprience avre dans l''application des principes et pratiques financiers et administratifs.

Exprience dmontre dans la mise en uvre de procdures comptables et la tenue prcise de registres financiers.

Atout: Une exprience pralable au sein d''organisations internationales ou dans le domaine de l''aviation civile constitue un atout.

Langues Matrise parfaite (lu, crit, parl) de l''anglais et du franais.

Atout: Connaissance d''une autre langue (arabe, chinois, espagnol ou russe).

Notre client exerce ses activits au Canada et l''chelle mondiale/internationale, aux tats-Unis et dans d''autres pays.

L''entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Qubec qui requirent la connaissance d''une langue autre que le franais, et ne l''exige que lorsque c''est ncessaire et que ses employs bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.

Sur la base d''une valuation mene par notre client, il a t dtermin que ce poste exige des candidats qu''ils parlent couramment l''anglais ( l''oral et l''crit).

En particulier, ce poste exigera de l''employ qu''il: -communiquer avec des clients/partenaires/employs anglophones situs hors du Qubec sur une base rgulire -travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent tre prsents aux clients en anglais Sommaire Ce poste vous intresse ? Veuillez postuler cette offre directement ou envoyez-nous un courriel en tout temps .

Si vous connaissez des gens intresss par des postes en soutien administratif, nhsitez pas leur fournir nos coordonnes.

Il nous fera plaisir de les aider! Pour obtenir plus dinformations sur ce poste et tous les autres postes prsentement disponibles, rendez-vous au Nous attendons votre CV avec impatience! Tous les cv reus seront examins part gal.

Seul les candidat(e)s slectionn(es) seront contact(e)s Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montral, Qubec H2Z 0B3 Randstad Canada s''engage favoriser une main-d''uvre reprsentative de toutes les populations du Canada.

Nous nous engageons en consquence dvelopper et mettre en uvre des stratgies pour promouvoir l''quit, la diversit et l''inclusion dans toutes nos sphres d''activit en examinant nos politiques, pratiques et systmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d''uvre, y compris au niveau du recrutement, de la rtention et de l''avancement pour tout individu.

En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons prendre toute mesure positive pour influer sur les changements mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systmique ou autre, en particulier pour les groupes en qute d''quit gnralement sous-reprsents dans la main-d''uvre au Canada, y compris les personnes qui s''identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communauts autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorits visibles, les personnes racises et des communauts LGBTQ2+.

Randstad Canada s''engage crer et maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employs en soutenant leurs besoins d''accessibilit et d''accommodation tout au long du cycle de vie de l''emploi.

Nous demandons toutes les personnes demandeuses d''emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matire d''accommodation en envoyant un courriel pour s''assurer de leur capacit participer pleinement au processus d''entrevue.

📌 Officier administratif (Montreal)
🏢 randstad canada
📍 Montreal