Job Description

Bilingual (French and English) Workforce Solutions Specialist I

The Specialist I, Workforce Solutions is an integral member of Ricoh North America’s Workforce Solutions organization, supporting a consistent, fair, and compliant employee experience across Canada and the United States. This role is responsible for conducting prompt, objective, and well‑documented workplace investigations involving low‑to moderate‑risk employee relations matters, with a focus on early issue resolution and risk mitigation. To accomplish this, the Specialist I must demonstrate working knowledge of workplace complaint investigations, employee relations best practices, and equal employment opportunity principles, along with the ability to apply policies and procedures in a practical and consistent manner.

Job Duties And Responsibilities

- First point of contact for employees with workplace concerns.
- Monitor various reporting methods and intakes.
- Conduct timely, impartial, and well‑documented investigations into all work‑related concerns, including employee complaints, policy violations, conduct issues, and alleged noncompliance, ensuring alignment with policies, employment laws, and best practices.
- Thoroughly document all aspects of investigations, including intake, interviews, evidence review, factual findings, analysis, and conclusions, in accordance with established best practices and legal standards to ensure accuracy, consistency, defensibility, and risk mitigation.
- Own assigned investigations and monitor case status and progress within the case management system.
- Interpret policies and procedures while working toward a resolution.
- Facilitate cooperative problem‑solving strategies to resolve complaints.
- Influence, coach, and problem‑solve when necessary to ensure appropriate and consistent application of policy/procedures and uniform treatment of employees as part of investigation.
- Ensure that post‑investigation actions are concluded.
- Provide ongoing feedback to Manager II, Workforce Solutions and/or Senior Director, Workforce Solutions on issues.
- Provide coaching and counseling on workplace issues, consistent with policies and past practices, including, when necessary, performance management and terminations.
- May handle certain administrative tasks as assigned.

Qualifications

- Bachelor’s degree in a related field preferred.
- 1 to 2 years overall Human Resource experience, including related school work, internships, or work experience.
- Proven track record of relationship building with both internal and external customers.

Skills And Abilities

- Fluently bilingual in French and English.
- Strong verbal and written communication skills with exemplary customer service skills.
- Consideration and discretion to evaluate and resolve issues in the best interest of the organization and employees.
- Good judgment and flexibility to assist the company in making decisions that balance legal risk and business needs.
- Basic consultative skills and ability to coach others to resolve people issues.
- Juggling multiple deadlines and employee relations issues is a routine part of this role.
- Deals with employees/managers in a tactful, timely, and politically savvy manner.
- Comfortable with confronting and influencing others.
- Manages interpersonal conflict, stressful work conditions, and rejection by coping maturely and solving problems.
- Interprets verbal/non‑verbal behavior to understand employee needs and differences.
- Exhibits independent judgment by making sound, justifiable decisions and taking action to solve problems.
- Demonstrates excellent oral communication skills by presenting information clearly.
- Solid knowledge of personal computer applications such as word processing, spreadsheets, and databases for compiling reports.
- Knowledge of applicable federal, state, and local laws and regulations.

Working Conditions, Mental And Physical Demands





- Works in an office environment with adequate lighting, ventilation, and normal temperature and noise levels.
- Tasks are varied and require interpreting, comprehending, and applying complex material and instructions.
- Minimal physical effort; work is mostly sedentary but requires walking, standing, bending, reaching, lifting, or carrying objects typically less than 10 lbs.
- Moderate dexterity—regular use of basic skills such as calculator, keyboard, eye‑hand coordination.
- Approximately 10% overnight travel may be required.

Benefits

- Medical, dental, life, and disability insurance coverage.
- Retirement plan with company matching contributions.
- Educational assistance programs.
- Paid vacation time and paid holidays annually.
- Other benefits for health, wellness, and professional development.

Job Information

Job Identification: 7556

Job Category: Human Resources

Posting Date: T17:26:39+00:00

Degree Level: Bachelor's Degree

Job Schedule: Full time

Locations: Toronto, ON, Canada

Salary Range: $62,500 – $72,500

Driving requirements: Personal Vehicle

Sign-on Bonus: No

Spécialiste I, Solutions de main-d'œuvre

Le Spécialiste I, Solutions de main-d'œuvre, fait partie intégrante de l'organisation des Solutions de main-d'œuvre de Ricoh Amérique du Nord et soutient une expérience uniforme, équitable et conforme pour les employés au Canada et aux États-Unis. Le candidat recruté sera chargé de mener des enquêtes rapides, objectives et bien documentées en milieu de travail, portant sur des questions de relations avec les employés à risque faible à modéré, en mettant l'accent sur la résolution rapide des problèmes et l'atténuation des risques. Pour ce faire, le Spécialiste I doit démontrer une connaissance pratique des enquêtes sur les plaintes en milieu de travail, des pratiques exemplaires en matière de relations avec les employés et des principes d'égalité des chances en matière d'emploi, ainsi que la capacité d'appliquer des politiques et des procédures de manière pratique et cohérente.

Tâches et responsabilités

- Premier point de contact pour les employés ayant des préoccupations au travail.
- Surveiller diverses méthodes de production de rapports et d’entrevues préalables.
- Mener des enquêtes opportunes, impartiales et bien documentées sur toutes les préoccupations liées au travail, y compris, mais sans s'y limiter, les plaintes des employés, les violations des politiques, les problèmes de conduite et la non-conformité présumée, en veillant à rester aligné sur les politiques, les lois sur l'emploi et les meilleures pratiques.
- Documenter minutieusement tous les aspects des enquêtes, y compris l'admission, les entrevues, l'examen des preuves, les constatations factuelles, l'analyse et les conclusions, conformément aux pratiques exemplaires et aux normes juridiques établies afin d'assurer l'exactitude, la cohérence, la défendabilité et l'atténuation des risques dans les relations avec les employés et les litiges potentiels.
- Être responsable des enquêtes assignées et surveiller l'état des cas et les progrès dans le système de gestion des cas.
- Interpréter les politiques et les procédures tout en œuvrant à trouver une solution.
- Faciliter les stratégies de résolution de problèmes afin de régler des plaintes.
- Influencer, encadrer et résoudre des problèmes au besoin pour veiller à l’application adéquate et cohérente des politiques et des procédures et au traitement uniforme des employés dans le cadre de l’enquête.




- S'assurer que les actions post-enquête sont terminées.
- Fournir une rétroaction continue sur les enjeux au Gestionnaire II, Solutions de main-d'œuvre et/ou au Directeur principal, Solutions de main-d'œuvre.
- Fournir un encadrement et des conseils sur les questions liées au milieu de travail, conformément aux politiques et aux pratiques antérieures, y compris, au besoin, la gestion du rendement et les licenciements.
- Être capable de gérer certaines tâches administratives assignées.

Qualifications

- Un baccalauréat dans un domaine connexe est souhaitable.
- 1 à 2 ans d'expérience globale en ressources humaines, dont les travaux scolaires connexes, les stages ou l'expérience de travail.
- Nécessité d’avoir de l’expertise avérée en relations interpersonnelles avec les clients internes et externes.

Compétences Et Capacités

- Être parfaitement bilingue (en français et en anglais).
- Fortes aptitudes en communication orale et écrite et compétences exemplaires en matière de service à la clientèle.
- Considération et discrétion nécessaires pour analyser et résoudre les problèmes dans l’intérêt de l’organisation et des employés.
- Faire preuve de jugement et de flexibilité pour aider l'entreprise à prendre des décisions qui équilibrent les risques juridiques et les besoins commerciaux.
- Fortes aptitudes à la consultation et capacité à encadrer les autres en vue de résoudre les problèmes se rapportant aux employés.
- Capacité à jongler avec de multiples échéances et problèmes liés aux relations avec les employés (un aspect faisant partie du travail du titulaire du poste).
- Nécessité d’interagir avec les employés et les gestionnaires en faisant preuve de tact, de ponctualité et de bon sens relationnel.
- Aucune difficulté à confronter et à influencer les autres.
- Expérience à gérer les conflits interpersonnels, des conditions de travail stressantes et le rejet en réagissant de façon mature et en cherchant avant tout à résoudre les problèmes.
- Expérience à gérer les conflits et les différends avec les employés en interprétant les comportements verbaux et non verbaux, en détectant les perceptions et les besoins des employés, en comprenant les différences des employés et en y attachant de l’importance.
- Doit avoir démontré un jugement indépendant en prenant des décisions éclairées et justifiables et en intervenant pour résoudre les problèmes.
- Doit détenir d’excellentes aptitudes en communication orale en présentant clairement l’information dans le cadre de situations positives et négatives.
- Doit posséder de solides connaissances des ordinateurs personnels (traitement de texte, tableurs et utilisation de bases de données) pour compiler des rapports et des données statistiques et composer des notes de service et d’autres documents similaires.
- Connaissance des lois et règlements fédéraux, étatiques et locaux applicables.

Conditions De Travail, Exigences Physiques Et Mentales

- Travailler généralement dans un bureau convenablement éclairé et aéré et maintenu à une température tempérée, où le bruit est à un niveau normal.
- L’attribution des tâches est diversifiée. Interpréter, comprendre et appliquer du matériel, des données et des directives complexes - préparer, fournir et distribuer des renseignements diversifiés.
- Effort physique minimal requis; le travail est principalement sédentaire, mais nécessite de marcher, de se tenir debout, de se pencher, d'atteindre, de soulever ou de transporter des objets qui pèsent généralement moins de 10 livres (par exemple, des papiers, des livres, des fichiers et de petites pièces, etc.).
- Dextérité modérée - application régulière des compétences de base (calculatrice, clavier, coordination œil‑main).
- 10% de voyage de nuit peut être nécessaire.

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📌 Bilingual Workforce Solutions Specialist (Toronto)
🏢 Ricoh USA
📍 Toronto