Milieu de travail

Le Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives (SGIIA) relève directement du Secrétariat général de HEC Montréal. Il est responsable de la gestion de l’information institutionnelle et des archives de l'École. Il en assure le traitement, la conservation et la valorisation, en vue d'améliorer l'efficacité administrative et de constituer la mémoire institutionnelle.

Rôle et responsabilités

L’archiviste – Gestion et valorisation des collections planifie, élabore, coordonne et met en œuvre les outils, les activités et les services relatifs à la gestion et à la valorisation de l’information institutionnelle et des archives de l’École. La personne titulaire de ce poste est responsable des activités d’acquisition, de traitement et de diffusion, entre autres, afin de constituer et de valoriser la mémoire institutionnelle. De plus, elle assure une veille sur les meilleures pratiques archivistiques et sur le cadre légal entourant ses fonctions.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

Assure le développement et la mise en place d’outils et de procédures concernant toutes les étapes du traitement archivistique de l’information institutionnelle et des archives.

Planifie, coordonne et assure le traitement archivistique de l’information institutionnelle et des archives.

Agit à titre de responsable du service de référence, de consultation et de recherches historiques. Effectue le repérage des contenus et accompagne les chercheurs dans leurs demandes. Établit les priorités, les paramètres d’accès et assure un suivi des projets.

Gère les activités d’acquisition de fonds d’archives institutionnels et privés. Analyse les besoins des communautés de l’École et identifie les contenus archivistiques liés. Effectue une sollicitation et un accompagnement auprès des donateurs potentiels ou confirmés.

Réalise des projets de diffusion et de mise en valeur des archives tels que des projets de vitrine, d’expositions virtuelles, de versements d’archives sur les différentes plateformes de partage ou de compléments de données liées sur les sites existants.

Développe,



tient à jour et voit à la diffusion des outils de recherche destinés à faciliter la consultation des archives.

Coordonne les membres de l’équipe dans le cadre des activités quotidiennes et des projets en cours sous sa responsabilité. Évalue la qualité du travail effectué et apporte des correctifs si nécessaire.

Élabore et met à jour les politiques, les procédures et les directives relatives à la gestion de l’information institutionnelle et des archives et s’assure de leur application. Lorsque requis, participe à la rédaction des demandes de subvention.

Assure une veille informationnelle sur l’évolution des pratiques archivistiques et sur le cadre légal entourant ses fonctions. S’assure de mettre à jour les outils disponibles afin de refléter les meilleures pratiques de gestion documentaire et archivistique. À cet effet, établit et entretient des relations avec des homologues et participe à différentes activités.

Tient à jour des données liées à ses activités et aux inventaires archivistiques permettant de produire des statistiques pour son secteur de travail.

Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

Profil recherché

Maîtrise en sciences de l’information (profil archivistique), ou toute autre discipline jugée pertinente et un minimum d’une année d'expérience de travail pertinente

Très bonne connaissance des outils de gestion, de traitement et de diffusion des archives

Très bonne connaissance des enjeux de la gestion des archives

Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant





Très bonne connaissance du milieu archivistique québécois (associations, organisations, etc.)

Fortes habiletés pour la résolution de problèmes; esprit d’analyse et capacité de synthèse

Innovation et créativité

Autonomie et capacité de travailler avec un minimum de supervision

Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et sous pression; bonne gestion du stress

Habiletés dans les relations interpersonnelles, dans les communications orales et écrites et à vulgariser le langage technique

Minutie, précision et souci du détail

Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels

Capacité à travailler en équipe

Aptitude à fournir des efforts physiques

Membre de l’Association des archivistes du Québec ou tout autre association ou regroupement professionnel reconnu (un atout)

Avantages

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d’assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

📌 Archiviste - Gestion et valorisation des collections (Montreal)
🏢 HEC Montréal
📍 Montreal