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Poste : Greffier·ffière du Conseil d’administration

Heures de travail : Occasionnel; en moyenne 10 à 15 heures par semaine, à partir de 27 avril 2026 et jusqu’au 30 avril 2027

Salaire : 20.75 $/heure

Sous la responsabilité du/de la : Présidence du Conseil d’administration

Type de poste : Remplacement d’un poste vacant existant

Union Description

Le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa (SÉUO) est le gouvernement étudiant officiel de la population étudiante de premier cycle de l’Université d’Ottawa. Il a pour mandat de représenter ses intérêts et de fournir des services essentiels sur le campus. Ensemble, les leaders étudiant·e·s élu·e·s et le personnel administratif dévoué travaillent à améliorer la vie académique et sociale des étudiant·e·s de l’Université d’Ottawa.

Responsibilities

- Rédiger des procès-verbaux précis et détaillés, procéder à l'appel nominal et accomplir d'autres tâches administratives lors des réunions mensuelles du conseil d'administration du SÉUO et de ses comités ;
- Assister les présidents de comité grâce à sa connaissance des procédures parlementaires (y compris le Robert’s Rules of Order) et veiller à ce que les réunions se déroulent conformément aux documents constitutifs du SÉUO ;
- Préparer, réviser et finaliser les procès-verbaux des réunions en vue de leur approbation avant les réunions suivantes du conseil d’administration, notamment en s’assurant de leur mise en forme, de leur clarté et de la coordination de leur traduction ;




- Tenir à jour des archives organisées et actualisées des documents du conseil d’administration et des comités, y compris les ordres du jour, les procès-verbaux et les documents d’appui ;
- Aider à la rédaction et à la distribution des ordres du jour des réunions en collaboration avec le président du conseil d’administration ;
- Tenir les étudiants informés des activités du conseil d’administration du SÉUO et de ses comités en gérant et en mettant à jour la page Instagram du conseil d’administration, en veillant à ce que le contenu soit opportun, précis et captivant ;
- Travailler en étroite collaboration avec le président du conseil d'administration et les présidents des comités pour répondre aux besoins administratifs courants, notamment en matière de rapports de synthèse, de suivi et de suivi des tâches ;
- Assister le président du conseil d'administration dans le cadre de projets spéciaux, notamment la planification et l'organisation des assemblées générales et d'autres initiatives liées à la gouvernance ;
- Répondre aux demandes internes et fournir un soutien administratif de manière professionnelle et dans les délais impartis ;




- Respecter une confidentialité stricte lors du traitement d'informations sensibles ou confidentielles ;
- Contribuer à un environnement de gouvernance professionnel, respectueux et efficace ; et
- Préserver et renforcer la bonne réputation du SÉUO grâce à un travail de qualité et à une conduite professionnelle ;

Qualifications

- Bilinguisme : solides compétences en matière de communication écrite dans les deux langues officielles (français et anglais) et maîtrise du langage procédural/juridique;
- Capacité à résumer ou transcrire les discussions des réunions en temps réel;
- Bon souci du détail et capacité à mettre en forme des documents;
- Connaissance ou volonté d’apprendre les principes du Robert’s Rules of Order Newly Revised, 11e ou 12e édition;
- Connaissance de Microsoft Office et/ou de plateformes similaires;
- Solides compétences organisationnelles;
- Discrétion et capacité à préserver la confidentialité des réunions privées ou sensibles;
- Disponibilité le week-end ou en-dehors des heures normales de travail, avec une notification préalable; et
- Expérience avec Canva ou un autre logiciel de conception graphique.

Language Requirements

Bilingualism in French and English is required.

EEO Statement

La préférence sera accordée aux candidat·e·s issu·e·s de groupes en quête d'équité. Le SÉUO s'engage à respecter l'équité en matière d'embauche. Si vous avez besoin d'aménagements particuliers tout au long du processus d'embauche, veuillez l'indiquer dans votre candidature.

#J-18808-Ljbffr

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📌 Greffier·ffière du Conseil d’administration |Clerk of the Board of Directors (Ottawa)
🏢 Syndicat étudiant de l'Université d'Ottawa | University of Ottawa Students' Union
📍 Ottawa