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Project Coordinator

Location: Ville St. Laurent

5 days in the office - non-negotiable

Our client values teamwork, a drive for excellence, vision, ingenuity, responsibility, and strong execution, and prioritizes their clients’ needs. They consistently deliver high-quality, dependable general contracting services, consulting, project management, and comprehensive facilities maintenance to national clients across North America.

About The Role

Our client is looking for a Project Coordinator for their Montreal Office. The ideal candidate is bilingual, has excellent organizational skills, and can multitask with ease.

Essential Functions – Principal Responsibilities:

As a Project Coordinator, you will manage the day-to-day Project Administrator and Receptionist activities while maintaining continuous support to the Project Team. Your core responsibilities include supporting the project team with the compliance documents needed to open and close projects with our clients on time. The focus is on maintaining high standards of service quality and customer satisfaction.

Tasks:

- Oversee the workflow of Project Administration and Receptionist
- Project assistance to PM/APM Permit applications (form filling)
- Produce AIA / CCDC contracts
- Set up projects on Pro Core Provide training material to new Site Supervisors or APM
- PO generation for Hotel/Car/Flights reservations for Site Supervisors/APM/PM
- Project Start-up documents (for Landlord/Client) Request Bond (for LL and Client)
- Open projects and/or generate clearance letters with CCQ / CNESST / WCB / Work SafeBC/WSIB
- Order Labor Law Posters (USA only)
- Oversee/Assist Receptionist with completing landlord-required documents
- Project Closing Documents Maintain internal project closing status report Notify PM team of projects in closing and documents outstanding
- Gather closing documents for client/landlord
- Follow-up on closing documents requested from subs
- Keep the PM team informed weekly of the closing status
- Produce GC affidavit for client
- Close project with CCQ / CNESST
- Keep client and/or professionals updated on closing status
- Consolidate closing documents in a PDF binder and submit to Landlord and/or client
- Request construction mall deposit release Initial request email
- Other tasks Request/Renew Business Licenses: CDN, USA city or county license Maintain schedule of renewals
- Maintain Portal tracker
- Maintain Summary List
- Produce/Update Employee profiles
- Translations
- Internal communications of standards and processes Document and maintain
- Maintain Employee Training Manual
- Meeting/Interview scheduling
- Planit Website Update
- Research ways to improve processes and general costs
- Maintain and negotiate contracts with car and hotel rentals
- Adhoc requests from upper management Presentations
- Contractor statements
- Tradeshows information/registrations
- Various internal company functions set-up/assistance

Qualification Requirements:





- 5+ years experience as a Project Coordinator
- Proficient in English and French, conversational and written
- Proficient knowledge of Word, Excel, Power Point, Outlook, Microsoft Projects, and PDF Management
- Procore certification an asset
- Robust technical background (online platforms, website navigation)
- Exceptional organizational skills, ability to work independently, and coordinate the work of subordinates.
- Capable of handling multiple priorities.
- Have a keen sense of urgency and priority
- Present information effectively and concisely.
- Be proactive and manage office expectations.

Coordonnateur(trice) de projet

Lieu: Ville Saint-Laurent

5 jours au bureau - non négociable

Notre client valorise le travail d'équipe, la recherche de l'excellence, la vision, l'ingéniosité, le sens des responsabilités et une solide capacité d'exécution, et accorde la priorité aux besoins de ses clients. Il fournit en permanence des services de maîtrise d'œuvre, de conseil, de gestion de projet et d'entretien complet des installations de haute qualité et fiables à des clients nationaux partout en Amérique du Nord.

À propos du poste

Notre client recherche un(e) coordinateur/trice de projet pour son bureau de Montréal. Le/la candidat(e) idéal(e) est bilingue, possède d'excellentes compétences organisationnelles et est capable de mener plusieurs tâches de front avec aisance.

Fonctions essentielles – Principales responsabilités :

En tant que coordinateur/trice de projet, vous gérerez les activités quotidiennes de l'administrateur/trice de projet et de la réceptionniste tout en assurant un soutien continu à l'équipe de projet. Vos principales responsabilités consistent à aider l'équipe de projet à rassembler les documents de conformité nécessaires pour ouvrir et clôturer les projets avec nos clients dans les délais impartis. L'accent est mis sur le maintien de normes élevées en matière de qualité de service et de satisfaction client.

Tâches :

- Superviser le flux de travail de l'administration de projet et de la réception
- Assistance aux chefs de projet (PM) et aux chefs de projet adjoints (APM)
- Demandes de permis (remplissage de formulaires)
- Rédaction de contrats AIA / CCDC
- Configuration des projets sur Pro Core
- Fournir du matériel de formation aux nouveaux chefs de chantier ou APM
- Génération de bons de commande pour les réservations d'hôtel, de voiture et de vols pour les chefs de chantier, APM et chefs de projet
- Documents de démarrage de projet (pour le propriétaire et le client)




- Demande de caution (pour le propriétaire et le client)
- Ouverture de projets et/ou génération de lettres d'autorisation auprès de la CCQ, de la CNESST, de la WCB, de Work SafeBC et de la WSIB
- Commande d'affiches sur le droit du travail (États-Unis uniquement)
- Superviser/aider la réceptionniste à remplir les documents requis par le propriétaire
- Documents de clôture de projet
- Tenir à jour le rapport interne sur l'état d'avancement de la clôture des projets
- Informer l'équipe de gestion de projet des projets en cours de clôture et des documents en attente
- Rassembler les documents de clôture pour le client/propriétaire
- Assurer le suivi des documents de clôture demandés aux sous-traitants
- Tenir l'équipe de gestion de projet informée chaque semaine de l'état d'avancement de la clôture
- Rédiger l'affidavit de l'entrepreneur général pour le client
- Clôturer le projet auprès de la CCQ / CNESST
- Tenir le client et/ou les professionnels informés de l'état d'avancement de la clôture
- Regrouper les documents de clôture dans un classeur PDF et les soumettre au propriétaire et/ou au client
- Demander la libération du dépôt de garantie du centre commercial
- Envoyer l'e-mail de demande initiale
- Autres tâches
- Demander/renouveler les licences commerciales : licence canadienne, licence municipale ou départementale aux États-Unis
- Tenir à jour le calendrier des renouvellements
- Tenir à jour le suivi sur le portail
- Tenir à jour la liste récapitulative
- Créer/mettre à jour les profils des employés
- Traductions
- Communications internes sur les normes et les processus
- Documenter et tenir à jour
- Tenir à jour le manuel de formation des employés
- Planification des réunions/entretiens
- Mise à jour du site web Planit
- Rechercher des moyens d'améliorer les processus et les coûts généraux
- Gérer et négocier les contrats de location de voitures et d'hôtels
- Demandes ponctuelles de la direction
- Présentations
- Relevés des entrepreneurs
- Informations/inscriptions aux salons professionnels
- Mise en place/assistance pour diverses fonctions internes de l'entreprise

Exigences de qualification :

- Plus de 5 ans d'expérience en tant que coordinateur de projet
- Maîtrise de l'anglais et du français, à l'oral et à l'écrit
- Maîtrise de Word, Excel, Power Point, Outlook, Microsoft Projects et de la gestion des fichiers PDF
- Certification Procore appréciée
- Solides connaissances techniques (plateformes en ligne, navigation sur les sites web)
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à travailler de manière autonome et à coordonner le travail des subordonnés.
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Sens aigu de l'urgence et des priorités
- Capacité à présenter les informations de manière efficace et concise.
- Esprit d'initiative et capacité à gérer les attentes du bureau.

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📌 Project Coordinator (Construction) (Montreal)
🏢 AY Talent
📍 Montreal