(EJQ570) Adjoint(e) Exécutif(ve)

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12 Jul
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Alstef Canada Inc
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Dorval

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Dans le respect de notre mission daffaires, enpartenariat avec les firmes comptables, les institutions financires et les autres parties prenantes avec lesquelles lentreprise transige, ladjoint excutif assure le support administratif lquipe des dirigeants de lEntreprise, et voit au bon fonctionnement du bureau. Principales responsabilits du poste: Volet Administration Voir au bon droulement desactivits administratives du bureau de Montral, suivis diffrents tels que pour des licences, des renouvellements de baux,des stationnements, du casier postal, des contrats de location dquipements de bureau (photocopieurs); Prparer, saisir l'ordinateur, rdiger, rviser, traduire et relire de la correspondance, des factures, des prsentations, des brochures,

tableaux, publications, des rapports et d'autres documents connexes, pour les diffrents services que le titulaire du poste doit supporter; Ouvrir et distribuer le courrier postal et lectronique et les autres documents reus et coordonner la circulation des renseignements l'interne avec les autres services et ou partenaires daffaires de lentreprise; tablir et tenir des systmes manuels et informatiss de classement des dossiers pour diffrents secteurs dactivits; Accueillir les visiteurs, dterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne comptente; Organiser les voyages daffaires et faire les rservations ncessaires; Volet Tenue de Livres / Comptabilit Supporter les activits de comptabilit en collaboration avec le cabinet-comptable:transactions bancaires, rconciliation des transactions, codification des factures au G/L, comptes payer, cartes de crdits, notes de frais, facturation, participation au processus budgtaire, entres dinformations au systme de comptabilit SAGE, telles que les achats, paiements,encaissements,

critures de payes et conciliations bancaires, faire diffrents suivis, produire diffrents documents, rapports, listes, etc. Volet Ressources Humaines Supporter les activits administratives des ressources humaines:Prparer les documents dembauche des nouveaux employs, mettre jour les organigrammes, prparer les bulletins danniversaires, tenir jour les dossiers des employs et les diffrentes bases de donnes y tant relies, faire le classement, produire diffrents documents, listes, rapports laide de Word, Excel ou Powerpoint. Transmettre les cotisations de rgime de retraite linstitution financire concerne, selon la priodicit prvue, voir la logistique et lorganisation dvnements spciaux; Produire la paie des employs en respectant la cdule prvue, produire les relevs demploi lorsque ncessaire.

Volet Achats Effectuer lesachats ncessaires au bon fonctionnement de lentreprise, pices, matriel lectrique et lectronique, prestations, etc. et mettre les bons de commandes ncessaires; Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire.

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