(FNH-097) Adjoint à l'enseignement universitaire - Direction de l'enseignement universitaire

(FNH-097) Adjoint à l'enseignement universitaire - Direction de l'enseignement universitaire

09 Sep
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CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal
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Montréal

09 Sep

CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal

Montréal

Sous l’autorité hiérarchique du chef de service de l’enseignement et de la supervision fonctionnelle des responsables universitaires et hospitaliers, l’adjoint à l’enseignement universitaire est responsable de l’exécution et de la coordination de nombreuses tâches reliées aux activités académiques en lien avec l’enseignement ainsi qu’aux tâches reliées aux activités administratives.



Résultats attendus





- Soutient les activités d’enseignement médical du CIUSSS

- Assure le suivi de la mise en place des activités d’enseignement sous sa responsabilité et le transmet sur une base régulière au chef de service de l’enseignement concernée

- Gère les priorités : établit les priorités,

planifie les tâches et respecte les échéanciers en fonction des dates d’arrivée de stage de son secteur

- Agit à titre de facilitateur des activités d’enseignement et en fait la promotion à l’interne comme à l’externe

- Agit comme personne ressource auprès des professeurs, superviseurs, résidents et stagiaires, et répond aux demandes relevant de sa compétence

- Voit au bien-être des stagiaires, des résidents et des superviseurs tout au long des stages

- En plus d'exercer un ensemble de travaux administratifs de nature complexe, assume de façon autonome, des responsabilités de contrôle qualitatif d'un ensemble de travaux administratifs et de bureautique

- Voit au soutien technique et informatique des stagiaires. résidents, superviseurs et enseignants

- Assure la logistique des différentes activités d’enseignement, dans le respect des règles établies

- Agit à titre de répondant pour les services audiovisuels et les services documentaires des sites sous sa responsabilité



Fonctions générales





- Traite le courrier (papier et électronique) de son secteur d’activité et assure le suivi en fonction des priorités et des échéanciers

- Assure la gestion des appels et des courriels

- Établit et maintient à jour le système de classement des documents administratifs selon la procédure établie et effectue le classement des documents de son secteur d’activité

- Gère les fournitures de bureau et procède aux commandes requises

- Participe à l’organisation matérielle des réunions de son secteur d’activité, convoque les participants et assure la disponibilité des documents nécessaires

- Accueille et oriente les visiteurs selon le motif de leur présence

- Prépare et transmet les rapports statistiques et les analyses dont elle a la responsabilité

- Participe à l’élaboration des outils de travail spécifiques selon le travail à effectuer

- Exerce des attributions relatives à l'organisation du travail de bureau ou d'un secteur d'activités tel que la comptabilité ou l'approvisionnement

- Retranscrit, à partir de brouillons ou de textes existant, des documents, lettres ou mémos

- Saisit, à partir d’enregistrements, de brouillons ou de textes, des rapports et des articles complexes en tenant compte de normes d’édition spécifiques

- Assure la mise en page de présentations multimédias

- Élabore des propositions de procédures de travail et d’outils de gestion de suivi d’activités

- Collabore à la préparation des différentes visites d’agrément, d’accréditation, etc.

- Sur demande, assiste aux réunions et rédige les comptes rendus

- Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et la destruction des dossiers dont il a la responsabilité

- Maintient ses compétences et ses connaissances à jour sur les bonnes pratiques administratives ainsi que sur les nouvelles technologies informatiques

- Travaille en collaboration avec ses pairs pour assurer la qualité et la continuité des services (absence, maladie, vacance, pause, dîner, etc.).



**Télétravail occasionnel possible**



Exigences :

Diplôme d'études secondaires avec 6 mois d'expérience pertinente acquise au cours des 5 dernières années comme adjointe ou secrétaire de direction

OU

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat



ET



Avoir 3 mois d'expérience dans le soutien des activités d'enseignement



Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.



Le CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.



Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

The original job offer can be found in Kit Job:
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