Adjointe exécutive, bureau de la présidence | MNO-006

Adjointe exécutive, bureau de la présidence | MNO-006

10 Nov
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Sun Life Financial
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Montréal

10 Nov

Sun Life Financial

Montréal

Vous êtes unique, comme le sont votre parcours, votre expérience et votre façon de voir les choses. Ici, on vous encourage et on vous motive à donner le meilleur de vous-même, et on vous donne les moyens de le faire. Vous travaillerez avec des collègues dynamiques – experts dans leur domaine – qui sont impatients de partager leurs connaissances avec vous. Vous aurez des gestionnaires inspirants qui vous aideront à développer votre potentiel et à atteindre de nouveaux sommets. Chaque jour, vous aurez de nouvelles occasions de rendre la vie de nos Clients plus radieuse – ils sont au cœur de tout ce que nous faisons. Découvrez comment vous pouvez faire une différence dans la vie des gens, des familles,

des collectivités – ici et partout dans le monde.



Description de poste:

Contrat temporaire de 15 mois



Le rôle de l'assistante exécutive est de fournir un soutien administratif efficace et de contribuer aux tâches quotidiennes qui sont essentielles au bon fonctionnement du bureau du présidence.



Quelles sont les tâches quotidiennes?



Effectuer des tâches administratives (accueil, téléphone, messagerie vocale, e-mail, commande de fournitures de bureau, bon fonctionnement du bureau et du matériel de bureau, préparation du courrier postal)

Effectuer certaines activités comptables de base (remboursements des dépenses, paiements de factures, demandes de chèques, reçus fiscaux)

Coordonner diverses implications, quelquefois à l'extérieur des bureaux et créer du matériel de présentation destiné à divers auditoires;

Revoir les demandes de sollicitation et les enregistrer dans Sponsorium

Collaborer à la rédaction de la correspondance et, au besoin, aider à la résolution des problèmes soumis par des groupes variés

Coordonner les demandes de commandites et d'achat de tables pour des événements à caractère caritatif en collaboration avec le Service des communications et marketing

Contribuer à la planification et à la coordination des appels de courtoisie et des réunions pour les différentes unités d'affaires

Coordonner les arrangements pour les voyages d'affaires (billets d'avion, hôtels, etc.) et rassembler la documentation nécessaire

Organiser la logistique des réunions au bureau et à l’extérieur du bureau (réserver et coordonner l'aménagement des salles de réunion, préparer la documentation et les invitations, passer les commandes aux traiteurs, réserver et coordonner la mise en place des équipements audiovisuels, préparer les salles, gérer les surplus de nourriture et plats, etc.)

Fournir un soutien direct à l'équipe de direction en publiant en temps opportun des rappels de réunion, des rapports, de la documentation, etc.

Fournir un soutien direct aux personnes relevant du bureau de la présidence pour la rédaction des rapports de dépenses, des avis de réunions, etc.

Tenir le carnet d'adresse du président à jour et faire la mise à jour annuelle, commander la papeterie, planifier l'envoi des cartes de souhaits des fêtes



Les aptitudes pour réussir



Minimum 5 années d'expérience dans un poste similaire ou toute autre expérience pertinente

Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite (en français et en anglais)

Sens de l'initiative et capacité de travailler de façon autonome

Habileté à protéger et à maintenir la confidentialité des renseignements

Diplomatie, tact et discrétion lors du traitement de questions délicates

Souci du détail, capable de bien travailler sous pression

Compétences en résolution de problèmes et capacité à gérer plusieurs priorités contradictoires

Connaissance approfondie de l'environnement de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et Outlook

Connaissance des concepts comptables



Les avantages pour vous



Joindre une organisation de renom, forte d’une histoire de plus de 150 ans

Faire partie de la famille de la Financière Sun Life, un groupe de personnes unies par notre raison d’être : aider nos Clients et nos employés à atteindre une sécurité financière durable et un mode de vie sain

Une culture de convivialité, de collaboration et d’intégration



L’échelle du salaire de base est pour l’emplacement principal du poste affiché. Elle peut varier selon l’emplacement du candidat sélectionné et d’autres facteurs. En plus du salaire de base, les employés admissibles de la Financière Sun Life participent à différents programmes de rémunération incitative, dont le montant octroyé est discrétionnaire et dépend du rendement de l’employé et de la compagnie. Certains postes de vente participent à des programmes de rémunération incitative basés sur les résultats de vente individuels ou de groupe.



Depuis toujours, la diversité et l'intégration sont au cœur des valeurs de la Financière Sun Life. Nous croyons qu'un effectif diversifié ayant des points de vue variés et des idées créatives est avantageux pour nos clients, pour les collectivités où nous exerçons nos activités, ainsi que pour nous tous, en tant que collègues. Nous accueillons avec enthousiasme les candidatures de personnes compétentes provenant de tous les horizons.



Les personnes handicapées ayant besoin de mesures d'adaptation pour présenter leur candidature et celles qui doivent consulter les offres d'emploi sur un support de substitution peuvent envoyer leur demande par courriel à l'adresse ‘[email protected]’.



Nous remercions tous les candidats de l'intérêt manifesté pour ce poste. Nous ne communiquerons qu'avec les personnes qui auront été retenues pour passer une entrevue.



Échelle salariale:

48 400/ - 79 900/



Catégorie d'emploi:

Services administratifs



Fin de l'affichage:

15/11/2020

The original job offer can be found in Kit Job:
https://www.kitjob.ca/job/17206391/adjointe-executive-bureau-presidence-mno-006-montreal/?utm_source=html

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