agent administratif/agente administrative - M309

agent administratif/agente administrative - M309

10 Oct
|
Jobboom inc.
|
Québec

10 Oct

Jobboom inc.

Québec

Principales fonctions Sous l'autorité de la chef d’unité scientifique Immunisation et Infections nosocomiales de la Direction des risques biologiques et de la santé au travail, la personne accomplit de façon autonome des travaux administratifs de nature complexe et assume des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux à caractère administratif, de bureautique ou de secrétariat. Par une bonne connaissance du fonctionnement de l’unité scientifique, elle assiste la chef d’unité dans ses fonctions. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives à l’organisation du travail de bureau de son unité.

TÂCHES PRINCIPALES Assumer l'ensemble des tâches de soutien et de tenue de bureau requises pour le chef d’unité scientifique : o Effectuer une gestion proactive de l’agenda du gestionnaire selon les priorités. o Agir à titre d’intermédiaire avec l’unité pour planifier les rencontres de travail avec le gestionnaire (statutaires, PARI, probation, etc.). o Anticiper et assurer la préparation et les suivis découlant des rencontres initiées par le gestionnaire selon les meilleures pratiques. o Gérer la correspondance (courriel et courrier) du gestionnaire en protégeant la confidentialité des informations. o Assurer le soutien administratif et logistique lors de l'accueil des nouveaux employés et faciliter leur intégration. o Effectuer le suivi de certains formulaires, soit à l’embauche ou annuellement (conflits d’intérêts, requêtes du personnel, etc.). o Effectuer le suivi du calendrier des publications de l’unité scientifique. o Effectuer le suivi des calendriers des contrats et des ententes. Soutenir la gestion du budget de l’unité : o Documenter et vérifier les formulaires pour les transactions budgétaires (carte de crédit de la Direction, demandes de facturation, etc.). o Valider et assurer le cheminement des demandes d'approbation au gestionnaire (signatures et contrats). o Transmettre aux ressources matérielles et informatiques les demandes d’entretien ou de soutien. Assurer la gestion des courriels de la boîte du soutien administratif de l’unité (réception, tri et envoi des accusés de réception, archivage et ménage des correspondances) et porter à l'attention de son supérieur immédiat les informations pertinentes. Collaborer avec l’agente administrative classe 2 pour assumer l’ensemble des tâches de soutien et de tenue de bureau requises pour le personnel de l’unité. Procéder à la correction, à la révision et à la mise en page de documents et publications du personnel de l’unité selon les normes en vigueur à l’INSPQ. Assurer la diffusion et le suivi de divers documents (ex : lettres, documents administratifs, rapports, comptes rendus) auprès des destinataires selon les procédures établies à l’INSPQ. Agir à titre de personne référence pour l'application et le respect des politiques, directives et procédures (PDP) de l’INSPQ (plus particulièrement les procédures administratives) : o Connaître, se tenir à jour et suivre les processus et procédures administratives en place, les formulaires et les moyens de les utiliser. o Répondre aux questions du personnel de l’unité et les tenir informés lors de changements. o Vérifier que les différents formulaires du personnel soient complets et remplis selon les PDP. o Procéder au suivi des signatures selon la politique de délégation de l’INSPQ. o Connaître, appliquer et respecter les PDP concernant la gestion des documents (GID) et la sécurité de l’information. o Assurer la gestion des transports ainsi que des déplacements du personnel de l’unité dans les délais prescrits. o Connaître et soutenir le cheminement des ... Lire la suite sur jobboom.com

The original job offer can be found in Kit Job:
https://www.kitjob.ca/job/16480724/agent-administratif-agente-administrative-m309-quebec/?utm_source=html

Reply to this offer

Impress this employer describing Your skills and abilities, fill out the form below and leave Your personal touch in the presentation letter.

Subscribe to this job alert:
Enter Your E-mail address to receive the latest job offers for: agent administratif/agente administrative - m309
Publish a new Free Offer
Need to publish an offer? With more than 1 million unique users per month, you will find the ideal candidate for your company instantly, what are you waiting for!
Publish Now

Subscribe to this job alert